Strogi regulatorni zahtjevi i 300 milijardi poruka dnevno povećavaju zahtjeve za arhivacijom
PRAG, 15. siječnja 2020. – Tvrtka GFI Software, dobavljač sigurnosnih rješenja u poslovnim mrežama, navela je da će strogi regulatorni zahtjevi i daljnji rast elektroničke komunikacije u 2020. godini povećati zahtjeve za arhivacijom poslovne e-pošte. Prema podacima tvrtke Statista, ove će godine globalno svaki dan biti poslano i primljeno više od 300 milijardi e-poruka, od čega približno 130 milijardi čini poslovna e-pošta. Broj poslovnih e-poruka godišnje raste za oko 3 %.
Potrebu arhiviranja poslovne e-pošte, primjerice u SAD-u, zahtijevaju opći zakoni poput Sarbanes-Oxleyja te propisi usmjereni posebno na pojedine industrije, kao što je HIPAA u zdravstvu. U Češkoj Republici svaka tvrtka ima obvezu potpune kontrole nad izbrisanim i arhiviranim e-porukama zahvaljujući europskoj uredbi GDPR, a ona proizlazi i iz lokalnih zahtjeva za čuvanje financijskih i računovodstvenih dokumenata do 10 godina. S obzirom na to da korisnici u nizu, osobito SMB tvrtki, važne dokumente često zadržavaju samo u obliku privitaka e-pošte, od životne je važnosti poslovnu e-poštu arhivirati pouzdano i vjerodostojno.
Koje parametre treba uzeti u obzir pri odabiru rješenja:
- Prilagođenost korisnicima – Svrha arhivskog rješenja jest pouzdano pohranjivati e-poruke te ih brzo pronaći i prikazati na računalima i mobilnim uređajima bez potrebe za podrškom IT odjela;
- Povezivanje s više poslužitelja e-pošte – rast elektroničke komunikacije znači da sve više organizacija treba dva ili više poslužitelja e-pošte te kompatibilnost s više klijenata e-pošte;
- Izvanmrežni pristup arhivskom poslužitelju – U slučaju prekida rada sustava e-pošte ili povezivosti, korisnici bi i dalje trebali imati pristup povijesti svojih e-poruka radi očuvanja kontinuiteta poslovanja;
- Učinkoviti ukupni troškovi – Rješenje bi trebalo povećati ukupnu učinkovitost kroz niže troškove prostora za pohranu, veću produktivnost korisnika i smanjenje rizika koji proizlaze iz gubitka važnih e-poruka;
- Usklađenost s regulatornim propisima – Upotrebom automatizirane arhivacije, kontrole nad pohranjenim podacima i zapisa dnevnika događaja radi ispunjavanja mogućih zahtjeva revizije.
„Čak i prosječna SMB tvrtka danas dnevno generira desetke do stotine megabajta novih e-poruka koje popunjavaju i usporavaju njezine poslužitelje e-pošte“, rekao je Zdeněk Bínek, odgovoran za prodaju GFI Software u Češkoj Republici i Slovačkoj. „Odvojeno arhivsko rješenje poput GFI Archiver znatno olakšava rad sustava e-pošte, a pritom pruža značajne prednosti u vidu veće radne produktivnosti i sposobnosti ispunjavanja sve zahtjevnijih regulatornih zahtjeva.“
GFI Archiver omogućuje IT administratorima arhiviranje, pohranu i pretraživanje interne i vanjske e-pošte, privitaka datoteka i podataka iz kalendara u jednom centraliziranom, sigurnom spremištu. GFI Archiver može također raditi s aplikacijama Office 365, Google Apps i poslužiteljima e-pošte Windows Server, uključujući platforme Hyper-V i VMware. Rješenje je dostupno u okviru pretplatničkog modela GFI Unlimted. Među njegovim korisnicima u Češkoj Republici su, primjerice, Češka narodna banka i Carinska uprava Češke Republike.
Autor članka: Uredništvo ZEBR.ai
