Surowe wymogi regulacyjne i 300 miliardów wiadomości dziennie zwiększają wymagania dotyczące archiwizacji
PRAHA, 15 stycznia 2020 – Firma GFI Software, dostawca rozwiązań bezpieczeństwa w sieciach przedsiębiorstw, poinformowała, że rygorystyczne wymogi regulacyjne i dalszy wzrost komunikacji elektronicznej zwiększą w 2020 roku wymagania dotyczące archiwizacji firmowych e-maili. Według firmy Statista w tym roku na całym świecie zostanie wysłanych i odebranych ponad 300 miliardów e-maili dziennie, z czego około 130 miliardów stanowi biznesowa poczta elektroniczna. Liczba firmowych e-maili rośnie każdego roku o około 3%.
Konieczność archiwizowania firmowej poczty elektronicznej wynika na przykład w USA z ogólnych przepisów, takich jak Sarbanes-Oxley, oraz regulacji ukierunkowanych konkretnie na branże, takich jak HIPAA w ochronie zdrowia. W Czechach każda firma ma obowiązek zachować pełną kontrolę nad usuniętymi i zarchiwizowanymi e-mailami na mocy europejskiego rozporządzenia GDPR, a także lokalnych wymogów dotyczących przechowywania dokumentów finansowych i księgowych przez okres do 10 lat. Ponieważ użytkownicy w wielu, zwłaszcza SMB, firmach często pozostawiają ważne dokumenty wyłącznie w formie załączników do e-maili, niezawodna i godna zaufania archiwizacja biznesowej poczty elektronicznej ma kluczowe znaczenie.
Jakie parametry należy wziąć pod uwagę przy wyborze rozwiązania:
- Przyjazność dla użytkownika – Celem rozwiązania archiwizacyjnego jest niezawodne przechowywanie e-maili oraz ich szybkie odnajdywanie i wyświetlanie na komputerach PC i urządzeniach mobilnych bez konieczności wsparcia działu IT;
- Integracja z wieloma serwerami pocztowymi – wzrost komunikacji elektronicznej oznacza, że coraz więcej organizacji potrzebuje dwóch lub więcej serwerów pocztowych oraz kompatybilności z wieloma klientami e-mail;
- Dostęp offline do serwera archiwizacyjnego – W przypadku awarii systemu pocztowego lub łączności użytkownicy powinni nadal mieć dostęp do historii swoich e-maili w celu zachowania ciągłości działania;
- Efektywne całkowite koszty – Rozwiązanie powinno zwiększać ogólną efektywność poprzez niższe koszty przestrzeni dyskowej, wyższą produktywność użytkowników oraz minimalizację ryzyka wynikającego z utraty ważnych e-maili;
- Zgodność z regulacjami – Dzięki wykorzystaniu zautomatyzowanej archiwizacji, kontroli nad przechowywanymi danymi oraz rejestrowaniu logów zdarzeń w celu spełnienia ewentualnych wymogów audytowych.
„Nawet przeciętna firma SMB generuje dziś codziennie dziesiątki lub setki megabajtów nowych e-maili, które zapełniają i spowalniają jej serwery pocztowe” – powiedział Zdeněk Bínek, odpowiedzialny za sprzedaż GFI Software w Czechach i na Słowacji. „Oddzielne rozwiązanie archiwizacyjne, takie jak GFI Archiver, znacząco odciąża ruch e-mailowy, a jednocześnie zapewnia istotne korzyści w postaci wyższej produktywności pracy i zdolności do spełniania coraz bardziej wymagających wymogów regulacyjnych.”
GFI Archiver umożliwia administratorom IT archiwizowanie, przechowywanie i wyszukiwanie wewnętrznej oraz zewnętrznej poczty elektronicznej, załączników plikowych i danych z kalendarzy w jednym centralnym, zabezpieczonym repozytorium. GFI Archiver może również współpracować z aplikacjami Office 365, Google Apps oraz serwerami pocztowymi Windows Server, w tym z platformami Hyper-V i VMware. Rozwiązanie jest dostępne w ramach modelu subskrypcyjnego GFI Unlimted. W Czechach do jego klientów należą na przykład Czeski Bank Narodowy oraz Administracja Celna Republiki Czeskiej.
Autor artykułu: Redakcja ZEBR.ai
