GFI Software: 5 ključnih parametara efikasnog arhiviranja poslovne elektronske pošte u 2020. godini

Strogi regulatorni zahtevi i 300 milijardi poruka dnevno povećavaju zahteve za arhiviranjem

PRAG, 15. januar 2020. – Kompanija GFI Software, dobavljač rešenja za bezbednost u poslovnim mrežama, navela je da će strogi regulatorni zahtevi i dalji rast elektronske komunikacije u 2020. godini povećati zahteve za arhiviranjem poslovnih e-poruka. Ove godine će, prema kompaniji Statista, globalno svakog dana biti poslato i primljeno više od 300 milijardi e-poruka, od čega približno 130 milijardi čini poslovna elektronska pošta. Broj poslovnih e-poruka godišnje raste za oko 3%. 

Potrebu za arhiviranjem poslovne elektronske pošte zahtevaju, na primer, u SAD opšti zakoni poput Sarbanes-Oxley-a, kao i propisi posebno usmereni na određene sektore, poput HIPAA-e u zdravstvu. U Češkoj Republici svaka kompanija ima obavezu da ima potpunu kontrolu nad obrisanim i arhiviranim e-porukama zahvaljujući evropskoj uredbi GDPR, odnosno to proizlazi iz lokalnih zahteva za čuvanje finansijskih i računovodstvenih dokumenata u periodu do 10 godina. S obzirom na to da korisnici u mnogim, naročito SMB kompanijama, važne dokumente često čuvaju samo u obliku priloga e-poruka, od vitalnog je značaja poslovnu elektronsku poštu arhivirati pouzdano i verodostojno.    

Koje parametre treba uzeti u obzir pri izboru rešenja:

1. Prilagođenost korisnicima – Svrha rešenja za arhiviranje je pouzdano čuvanje e-poruka, kao i njihovo brzo pronalaženje i prikazivanje na PC računarima i mobilnim uređajima bez potrebe za podrškom IT odeljenja; 
2. Povezivanje sa više mail servera – rast elektronske komunikacije znači da sve više organizacija treba dva ili više mail servera i kompatibilnost sa više e-mail klijenata;
3. Vanmrežni pristup serveru za arhiviranje – U slučaju prekida rada mail sistema ili povezivosti, korisnici bi i dalje trebalo da imaju pristup istoriji svojih e-poruka radi očuvanja kontinuiteta poslovanja; 
4. Efikasni ukupni troškovi – Rešenje bi trebalo da poveća ukupnu efikasnost kroz niže troškove prostora za skladištenje, veću produktivnost korisnika i minimiziranje rizika koji proizlaze iz gubitka važnih e-poruka;
5. Usklađenost sa regulatornim propisima – Korišćenjem automatizovanog arhiviranja, kontrole nad sačuvanim podacima i evidencije dnevnika događaja radi ispunjavanja eventualnih zahteva revizije.   

 „Čak i prosečna SMB kompanija danas svakodnevno generiše desetine do stotine megabajta novih e-poruka, koje popunjavaju i usporavaju njihove mail servere“, rekao je Zdeněk Bínek, odgovoran za prodaju GFI Software u Češkoj Republici i Slovačkoj. „Odvojeno rešenje za arhiviranje poput GFI Archiver značajno rasterećuje e-mail saobraćaj, a istovremeno pruža značajne prednosti u vidu veće produktivnosti rada i sposobnosti ispunjavanja sve zahtevnijih regulatornih zahteva.“ 

GFI Archiver omogućava IT administratorima da arhiviraju, čuvaju i pretražuju internu i eksternu elektronsku poštu, priloge datoteka i podatke iz kalendara u jednom centralnom, bezbednom skladištu. GFI Archiver takođe može da sarađuje sa aplikacijama Office 365, Google Apps i e-mail serverima Windows Server, uključujući platforme Hyper-V i VMware. Rešenje je dostupno u okviru pretplatničkog modela GFI Unlimted. U Češkoj Republici njegovi korisnici su, na primer, Češka narodna banka i Carinska uprava Češke Republike.