Requisitos regulatórios rigorosos e 300 bilhões de mensagens por dia aumentam as exigências de arquivamento
PRAGA, 15 de janeiro de 2020 – A GFI Software, fornecedora de soluções de segurança para redes corporativas, declarou que requisitos regulatórios rigorosos e o crescimento contínuo da comunicação eletrônica aumentarão, em 2020, as exigências para o arquivamento de e-mails corporativos. Neste ano, segundo a Statista, mais de 300 bilhões de e-mails deverão ser enviados e recebidos globalmente todos os dias, dos quais cerca de 130 bilhões correspondem a e-mails comerciais. O volume de e-mails corporativos cresce aproximadamente 3% ao ano.
A necessidade de arquivar e-mails corporativos é exigida, por exemplo, nos EUA por leis gerais como a Sarbanes-Oxley, além de regulamentações voltadas especificamente a setores, como a HIPAA na área da saúde. Na República Tcheca, toda empresa é obrigada a ter controle total sobre e-mails excluídos e arquivados devido ao regulamento europeu GDPR, bem como em razão de exigências locais para a retenção de documentos financeiros e contábeis por até 10 anos. Considerando que os usuários de muitas empresas, especialmente PMEs, frequentemente mantêm documentos importantes apenas na forma de anexos de e-mail, é essencial arquivar e-mails comerciais de maneira confiável e segura.
Quais parâmetros devem ser considerados ao escolher uma solução:
- Facilidade de uso – O objetivo de uma solução de arquivamento é armazenar e-mails de forma confiável e localizá-los e exibi-los rapidamente em PCs e dispositivos móveis, sem a necessidade de suporte do departamento de TI;
- Integração com vários servidores de e-mail – o crescimento da comunicação eletrônica significa que cada vez mais organizações precisam de dois ou mais servidores de e-mail e compatibilidade com vários clientes de e-mail;
- Acesso off-line ao servidor de arquivamento – Em caso de indisponibilidade do sistema de e-mail ou da conectividade, os usuários ainda devem ter acesso ao histórico de seus e-mails para garantir a continuidade dos negócios;
- Custo total eficiente – A solução deve aumentar a eficiência geral por meio de menores custos de armazenamento, maior produtividade dos usuários e minimização dos riscos decorrentes da perda de e-mails importantes;
- Conformidade com regulamentações – Com o uso de arquivamento automatizado, controle sobre os dados armazenados e registro de logs de eventos para atender a eventuais requisitos de auditoria.
“Mesmo uma empresa PME média hoje gera diariamente dezenas a centenas de megabytes de novos e-mails, que ocupam espaço e tornam seus servidores de e-mail mais lentos”, disse Zdeněk Bínek, responsável pelas vendas da GFI Software na República Tcheca e na Eslováquia. “Uma solução de arquivamento separada, como o GFI Archiver, reduz significativamente a carga do tráfego de e-mails e, ao mesmo tempo, oferece benefícios importantes, como maior produtividade no trabalho e a capacidade de atender a requisitos regulatórios cada vez mais exigentes.”
GFI Archiver permite que administradores de TI arquivem, armazenem e pesquisem e-mails internos e externos, anexos de arquivos e dados de calendários em um único repositório central e seguro. O GFI Archiver também pode funcionar com os aplicativos Office 365, Google Apps e servidores de e-mail Windows Server, incluindo as plataformas Hyper-V e VMware. A solução está disponível no modelo de assinatura GFI Unlimted. Na República Tcheca, seus clientes incluem, por exemplo, o Banco Nacional Tcheco e a Administração Aduaneira da República Tcheca.
Autor do artigo: Redação ZEBR.ai
