Prísne regulačné požiadavky a 300 miliárd správ denne zvyšujú nároky na archiváciu
PRAHA, 15. januára 2020 – Spoločnosť GFI Software, dodávateľ riešení bezpečnosti v podnikových sieťach, uviedla, že prísne regulačné požiadavky a ďalší nárast elektronickej komunikácie zvýšia v roku 2020 nároky na archiváciu firemných e-mailov. Tento rok by malo byť podľa spoločnosti Statista odoslaných a prijatých globálne viac ako 300 miliárd e-mailov každý deň, z čoho približne 130 miliárd tvorí obchodná elektronická pošta. Firemných e-mailov každoročne pribúda približne o 3 %.
Nutnosť archivovať firemnú elektronickú poštu vyžadujú napríklad v USA všeobecné zákony typu Sarbanes-Oxley, ako aj nariadenia zamerané špecificky na odvetvia, napríklad HIPAA v zdravotníctve. V Českej republike má každá firma povinnosť mať úplnú kontrolu nad vymazanými a archivovanými e-mailami vďaka európskemu nariadeniu GDPR, prípadne to vyplýva z lokálnych požiadaviek na uchovávanie finančných a účtovných dokumentov až 10 rokov. Vzhľadom na to, že používatelia v mnohých, najmä SMB firmách, dôležité dokumenty často ponechávajú iba vo forme e-mailových príloh, je životne dôležité obchodnú elektronickú poštu spoľahlivo a dôveryhodne archivovať.
Aké parametre je potrebné pri výbere riešenia zvážiť:
- Používateľská prívetivosť – Účelom archivačného riešenia je spoľahlivo ukladať e-maily a rýchlo ich nájsť a zobraziť na PC aj mobilných zariadeniach bez potreby podpory IT oddelenia;
- Prepojenie s viacerými poštovými servermi – nárast elektronickej komunikácie znamená, že čoraz viac organizácií potrebuje dva a viac poštových serverov a kompatibilitu s viacerými e-mailovými klientmi;
- Offline prístup k archivačnému serveru – V prípade výpadku poštového systému či konektivity by používatelia mali mať stále prístup k histórii svojich e-mailov s cieľom zachovať kontinuitu podnikania;
- Efektívne celkové náklady – Riešenie by malo zvýšiť celkovú efektivitu prostredníctvom nižších nákladov na úložný priestor, vyššej produktivity používateľov a minimalizácie rizík vyplývajúcich zo straty dôležitých e-mailov;
- Dodržiavanie regulačných nariadení – S využitím automatizovanej archivácie, kontroly nad uloženými dátami a záznamov udalostí na splnenie prípadných požiadaviek auditu.
„Aj priemerná SMB spoločnosť dnes denne generuje desiatky až stovky megabajtov nových e-mailov, ktoré zapĺňajú a spomaľujú jej poštové servery,“ povedal Zdeněk Bínek, zodpovedný za predaj GFI Software v ČR a na Slovensku. „Oddelené archivačné riešenie typu GFI Archiver výrazne odľahčuje e-mailovú prevádzku a zároveň poskytuje významné výhody v podobe vyššej pracovnej produktivity a schopnosti vyhovieť čoraz náročnejším regulačným požiadavkám.“
GFI Archiver umožňuje IT administrátorom archivovať, ukladať a vyhľadávať internú aj externú elektronickú poštu, súborové prílohy a dáta z kalendárov v jednom centrálnom, zabezpečenom úložisku. GFI Archiver dokáže ďalej spolupracovať s aplikáciami Office 365, Google Apps a s e-mailovými servermi Windows Server vrátane platforiem Hyper-V a VMware. Riešenie je dostupné v rámci predplatiteľského modelu GFI Unlimted. V Českej republike medzi jeho zákazníkov patrí napríklad Česká národná banka či Colná správa ČR.
Autor článku: Redakcia ZEBR.ai
