Vprašanje varnostnega kopiranja Outlooka je treba razdeliti na dva dela:
1) Varnostno kopiranje pošte, ki se nahaja na poštnem strežniku (MS Exchange, Exchange online, brezplačne poštne storitve itd.)
2) Varnostno kopiranje pošte, ki je shranjena v računalniku (že prenesena v lokalni arhiv)
V prvem primeru, ko se pošta nahaja na poštnem strežniku
V tem primeru velja, da te pošte ni mogoče varnostno kopirati prav zato, ker pošta v nobeni obliki fizično ni prisotna v lokalnem računalniku. Če ne najdete drugega načina za drugačno zaščito teh spletnih sporočil (na primer s sinhronizacijo itd.), lahko uporabite preprost trik. Ustvarite si dodaten e-poštni račun pri enem od ponudnikov brezplačne poštne storitve in določite pravilo, da se vsa dohodna pošta samodejno posreduje na ta drugi račun. Tam boste to pošto našli na primer v primeru nenamernega izbrisa sporočila.
Druga možnost je redno arhiviranje e-poštnih sporočil. V Outlooku lahko nastavite pravilo, ki na primer vsak teden premakne pošto iz map (prejeta in odhodna pošta ter njihove podmape) v lokalni arhiv. Ta arhiv se shrani na lokalni disk računalnika, tega pa je mogoče varnostno kopirati kot druge podatke. Pomanjkljivost je, da sporočil ne boste videli v prejeti pošti, temveč v arhivu.
Če gre za poslovno okolje, mora za zaščito e-poštnega strežnika, vključno s pošto, poskrbeti vaš skrbnik računalniškega omrežja. Za MS Exchange in Exchange online Acronis ponuja rešitev za varnostno kopiranje Acronis Backup, ki omogoča varnostno kopiranje celotnega strežnika, njegovih diskov in nosilcev ter zbirke podatkov Exchange, uporabnikov, poštnih predalov in posameznih e-poštnih sporočil.
V drugem primeru, ko se pošta nahaja v lokalnem arhivu
V tem primeru je preprosto. Poštni arhiv Outlooka je datoteka, ki vsebuje vsa arhivirana sporočila. To datoteko je mogoče preprosto varnostno kopirati z datotečno metodo ali v okviru varnostne kopije celotnega računalnika (slika diska ali nosilca). Velika večina programov za varnostno kopiranje omogoča avtomatizacijo varnostnega kopiranja v skladu z načrtom, ki ga določite. Tako lahko preprosto nastavite, da se varnostne kopije ustvarjajo na primer enkrat dnevno, večkrat dnevno ali enkrat tedensko.
Kaj uporabiti za varnostno kopiranje
Če urejate varnostno kopiranje domačega računalnika, priporočamo, da preizkusite program za varnostno kopiranje v češčini Acronis True Image. Če varnostno kopirate poslovne računalnike, priporočamo, da preizkusite rešitev za varnostno kopiranje za organizacije Acronis Backup. Velika prednost rešitve za varnostno kopiranje Acronis Backup v povezavi z arhivom Outlooka (ali drugimi velikimi datotekami, ki se pogosto spreminjajo) je dejstvo, da lahko izberete, ali boste datotečne varnostne kopije (izbrane datoteke in mape) varnostno kopirali z datotečno ali blokovno metodo. Pri datotečni varnostni kopiji s prirastno metodo se po vsaki spremembi v varnostni arhiv znova zapiše celotna datoteka (varnostna kopija se bo močno povečala). Pri blokovni metodi s prirastno metodo se v varnostni arhiv zapišejo le spremembe podatkovnih blokov. Z drugimi besedami, prva varnostna kopija bo velika (vsebovala bo celoten arhiv Outlooka), prirastki pa bodo nato zelo majhni.