La questione del backup di Outlook va suddivisa in due parti:
1) Backup della posta che si trova sul server di posta (MS Exchange, Exchange online, servizi di posta gratuiti ecc.)
2) Backup della posta archiviata nel computer (già scaricata nell'archivio locale)
Nel primo caso, quando la posta si trova sul server di posta
In questo caso non è possibile eseguire il backup di questa posta, proprio perché non è fisicamente presente in alcuna forma sul computer locale. Se non trovate un altro modo per proteggere diversamente questi messaggi online (ad esempio tramite sincronizzazione ecc.), potete utilizzare un semplice trucco. Create un ulteriore account e-mail presso uno dei fornitori di servizi di posta gratuiti e impostate una regola affinché tutta la posta in arrivo venga automaticamente inoltrata a questo secondo account. Qui potrete poi trovare questa posta, ad esempio in caso di cancellazione involontaria di un messaggio.
Un'altra possibilità è l'archiviazione regolare dei messaggi e-mail. In Outlook potete impostare una regola che, ad esempio, ogni settimana sposti la posta dalle cartelle (posta in arrivo e posta in uscita e le relative sottocartelle) in un archivio locale. Questo archivio viene salvato sul disco locale del computer e può essere sottoposto a backup insieme agli altri dati. Lo svantaggio è che non vedrete i messaggi nella posta in arrivo, ma li vedrete nell'archivio.
Per quanto riguarda l'ambiente aziendale, la protezione del server e-mail, inclusa la posta, dovrebbe essere garantita dall'amministratore della rete informatica. Per MS Exchange e Exchange online, Acronis offre la soluzione di backup Acronis Backup, che consente di eseguire il backup sia dell'intero server, dei suoi dischi e volumi, sia del database Exchange, degli utenti, delle caselle di posta e delle singole e-mail.
Nel secondo caso, quando la posta si trova nell'archivio locale
In questo caso è semplice. L'archivio di posta di Outlook è un file che contiene tutti i messaggi archiviati. Questo file può essere facilmente sottoposto a backup con il metodo basato sui dati o nell'ambito del backup dell'intero computer (immagine del disco o del volume). La stragrande maggioranza dei programmi di backup consente di automatizzare i backup secondo una pianificazione definita dall'utente. Potete quindi impostare facilmente la creazione dei backup, ad esempio, una volta al giorno, più volte al giorno oppure una volta alla settimana.
Cosa utilizzare per il backup
Se dovete eseguire il backup di un computer domestico, consigliamo di provare il programma di backup in ceco Acronis True Image. Se eseguite il backup di computer aziendali, consigliamo di provare la soluzione di backup per organizzazioni Acronis Backup. Un enorme vantaggio della soluzione di backup Acronis Backup per quanto riguarda l'archivio di Outlook (o altri file di grandi dimensioni che cambiano frequentemente) è il fatto che potete scegliere se eseguire il backup dei file (file e cartelle selezionati) con il metodo basato sui dati o con il metodo a blocchi. Nel backup basato sui dati con metodo incrementale, dopo ogni modifica viene nuovamente scritto nell'archivio di backup l'intero file (il backup aumenterà notevolmente di dimensioni). Con il metodo a blocchi incrementale, nell'archivio di backup vengono scritte solo le modifiche ai blocchi di dati. In altre parole, il primo backup sarà grande (conterrà l'intero archivio di Outlook), ma gli incrementi saranno poi molto piccoli.