Pertanyaan tentang pencadangan Outlook perlu dibagi menjadi dua bagian:
1) Mencadangkan email yang berada di server email (MS Exchange, Exchange online, layanan email gratis, dll.)
2) Mencadangkan email yang disimpan di komputer (sudah diunduh ke arsip lokal)
Dalam kasus pertama, ketika email berada di server email
Dalam kasus ini, email tersebut tidak dapat dicadangkan karena email secara fisik tidak berada dalam bentuk apa pun di komputer lokal. Jika Anda tidak menemukan cara lain untuk mengamankan pesan online ini (misalnya melalui sinkronisasi, dll.), Anda dapat menggunakan trik sederhana. Buat akun email tambahan pada salah satu penyedia layanan email gratis dan buat aturan agar semua email masuk secara otomatis diteruskan ke akun kedua ini. Di sana, Anda kemudian dapat menemukan email tersebut, misalnya jika pesan terhapus secara tidak sengaja.
Pilihan lainnya adalah mengarsipkan pesan email secara berkala. Di Outlook, Anda dapat mengatur aturan yang, misalnya setiap minggu, memindahkan email dari folder (email masuk dan keluar beserta subfoldernya) ke arsip lokal. Arsip ini disimpan di disk lokal komputer dan dapat dicadangkan seperti data lainnya. Kekurangannya adalah Anda tidak akan melihat pesan di kotak masuk, melainkan di arsip.
Untuk lingkungan perusahaan, keamanan server email termasuk email seharusnya ditangani oleh administrator jaringan komputer Anda. Untuk MS Exchange dan Exchange online, Acronis menawarkan solusi pencadangan Acronis Backup, yang memungkinkan pencadangan seluruh server, disk dan volumenya, serta database Exchange, pengguna, kotak surat, dan email individual.
Dalam kasus kedua, ketika email berada di arsip lokal
Dalam kasus ini, caranya mudah. Arsip email Outlook adalah file yang berisi semua pesan yang diarsipkan. File ini dapat dengan mudah dicadangkan menggunakan metode data atau sebagai bagian dari pencadangan seluruh komputer (image disk atau volume). Sebagian besar program pencadangan memungkinkan Anda mengotomatiskan pencadangan sesuai jadwal yang ditentukan. Jadi, Anda dapat dengan mudah mengatur agar pencadangan dibuat, misalnya sekali sehari, beberapa kali sehari, atau sekali seminggu.
Apa yang digunakan untuk pencadangan
Jika Anda perlu mencadangkan komputer rumah, kami menyarankan untuk mencoba program pencadangan berbahasa Ceko Acronis True Image. Jika Anda mencadangkan komputer perusahaan, kami menyarankan untuk mencoba solusi pencadangan untuk organisasi Acronis Backup. Keunggulan besar solusi pencadangan Acronis Backup terkait arsip Outlook (atau file besar lain yang sering berubah) adalah Anda dapat memilih apakah akan mencadangkan file (file dan folder yang dipilih) menggunakan metode data atau metode blok. Pada pencadangan data inkremental, seluruh file akan ditulis ulang ke arsip cadangan setelah setiap perubahan (cadangan akan membesar dengan cepat). Pada metode blok inkremental, hanya perubahan pada blok data yang ditulis ke arsip cadangan. Dengan kata lain, pencadangan pertama akan berukuran besar (akan berisi seluruh arsip Outlook), tetapi pencadangan inkremental berikutnya akan sangat kecil.