Pitanje sigurnosnog kopiranja Outlooka treba podijeliti na dva dijela:
1) Sigurnosno kopiranje pošte koja se nalazi na mail serveru (MS Exchange, Exchange online, besplatne mail usluge itd.)
2) Sigurnosno kopiranje pošte koja je pohranjena na računaru (već preuzeta u lokalnu arhivu)
U prvom slučaju, kada se pošta nalazi na mail serveru
U ovom slučaju vrijedi da ovu poštu nije moguće sigurnosno kopirati upravo zato što se pošta ni u kojem obliku fizički ne nalazi na lokalnom računaru. Ako ne pronađete drugi način da ove online poruke osigurate na drugi način (naprimjer sinhronizacijom itd.), možete iskoristiti jednostavan trik. Otvorite još jedan email račun kod nekog od pružalaca besplatne mail usluge i kreirajte pravilo da se sva dolazna pošta automatski prosljeđuje na taj drugi račun. Tamo ćete zatim ovu poštu pronaći, naprimjer, u slučaju nenamjernog brisanja poruke.
Druga mogućnost je redovno arhiviranje email poruka. U Outlooku možete postaviti pravilo koje će, naprimjer, svake sedmice premjestiti poštu iz mapa (dolazna i odlazna pošta i njihove podmape) u lokalnu arhivu. Ova arhiva se pohranjuje na lokalni disk računara i moguće ju je sigurnosno kopirati kao i druge podatke. Nedostatak je što poruke nećete vidjeti u dolaznoj pošti, već u arhivi.
Kada je riječ o poslovnom okruženju, sigurnost email servera, uključujući poštu, trebao bi osigurati vaš administrator računarske mreže. Za MS Exchange i Exchange online Acronis nudi rješenje za sigurnosno kopiranje Acronis Backup, koje omogućava sigurnosno kopiranje cijelog servera, njegovih diskova i volumena, kao i Exchange baze podataka, korisnika, poštanskih sandučića i pojedinačnih email poruka.
U drugom slučaju, kada se pošta nalazi u lokalnoj arhivi
U ovom slučaju je jednostavno. Outlookova poštanska arhiva je datoteka koja sadrži sve arhivirane poruke. Ovu datoteku je moguće lako sigurnosno kopirati metodom podataka ili u okviru sigurnosne kopije cijelog računara (slika diska ili volumena). Velika većina programa za sigurnosno kopiranje omogućava automatizaciju sigurnosnog kopiranja prema rasporedu koji odredite. Tako možete jednostavno postaviti da se sigurnosne kopije kreiraju, naprimjer, jednom dnevno, nekoliko puta dnevno ili jednom sedmično.
Šta koristiti za sigurnosno kopiranje
Ako rješavate sigurnosno kopiranje kućnog računara, preporučujemo da isprobate program za sigurnosno kopiranje na češkom jeziku Acronis True Image. Ako sigurnosno kopirate poslovne računare, preporučujemo da isprobate rješenje za sigurnosno kopiranje za organizacije Acronis Backup. Velika prednost rješenja za sigurnosno kopiranje Acronis Backup u vezi s Outlookovom arhivom (ili drugim velikim datotekama koje se često mijenjaju) je činjenica da možete odabrati hoćete li sigurnosno kopirati datoteke (odabrane datoteke i mape) metodom podataka ili blokovskom metodom. Kod inkrementalne sigurnosne kopije metodom podataka, nakon svake promjene se cijela datoteka ponovo zapisuje u arhivu sigurnosne kopije (sigurnosna kopija će znatno rasti). Kod blokovske metode se inkrementalno u arhivu sigurnosne kopije zapisuju samo promjene blokova podataka. Drugim riječima, prva sigurnosna kopija bit će velika (sadržavat će cijelu Outlookovu arhivu), ali inkrementi će već biti vrlo mali.