Pitanje pravljenja rezervne kopije Outlooka potrebno je podeliti na dva dela:
1) Pravljenje rezervne kopije pošte koja se nalazi na mail serveru (MS Exchange, Exchange online, besplatne mail usluge itd.)
2) Pravljenje rezervne kopije pošte koja je sačuvana na računaru (već preuzeta u lokalnoj arhivi)
U prvom slučaju, kada se pošta nalazi na mail serveru
U ovom slučaju važi da nije moguće napraviti rezervnu kopiju ove pošte, upravo zato što se pošta ni u kom obliku fizički ne nalazi na lokalnom računaru. Ako ne pronađete drugi način da ove onlajn poruke obezbedite drugačije (na primer sinhronizacijom itd.), možete iskoristiti jednostavan trik. Otvorite dodatni email nalog kod nekog od pružalaca besplatnih mail usluga i napravite pravilo da se sva dolazna pošta automatski prosleđuje na ovaj drugi nalog. Tamo ćete zatim pronaći ovu poštu, na primer u slučaju nenamernog brisanja poruke.
Druga mogućnost je redovno arhiviranje email poruka. U Outlooku možete podesiti pravilo koje, na primer, svake nedelje premesti poštu iz fascikli (dolazna i odlazna pošta i njihove podfascikle) u lokalnu arhivu. Ova arhiva se čuva na lokalnom disku računara i moguće ju je praviti rezervnu kopiju kao i drugih podataka. Nedostatak je što poruke nećete videti u dolaznoj pošti, već u arhivi.
Kada je reč o poslovnom okruženju, bezbednost email servera, uključujući poštu, trebalo bi da obezbedi vaš administrator računarske mreže. Za MS Exchange i Exchange online Acronis nudi rešenje za pravljenje rezervnih kopija Acronis Backup, koje omogućava pravljenje rezervnih kopija celog servera, njegovih diskova i volumena, kao i Exchange baze podataka, korisnika, poštanskih sandučića i pojedinačnih email poruka.
U drugom slučaju, kada se pošta nalazi u lokalnoj arhivi
U ovom slučaju je jednostavno. Outlook arhiva pošte je datoteka koja sadrži sve arhivirane poruke. Za ovu datoteku je moguće lako napraviti rezervnu kopiju metodom podataka ili u okviru rezervne kopije celog računara (slika diska ili volumena). Velika većina programa za pravljenje rezervnih kopija omogućava automatizaciju pravljenja rezervnih kopija prema rasporedu koji odredite. Tako možete lako podesiti da se rezervne kopije prave, na primer, jednom dnevno, nekoliko puta dnevno ili jednom nedeljno.
Šta koristiti za pravljenje rezervnih kopija
Ako rešavate pravljenje rezervne kopije kućnog računara, preporučujemo da isprobate program za pravljenje rezervnih kopija na češkom jeziku Acronis True Image. Ako pravite rezervne kopije poslovnih računara, preporučujemo da isprobate rešenje za pravljenje rezervnih kopija za organizacije Acronis Backup. Velika prednost rešenja za pravljenje rezervnih kopija Acronis Backup u vezi sa Outlook arhivom (odnosno drugim velikim datotekama koje se često menjaju) jeste činjenica da možete izabrati da li ćete rezervne kopije datoteka (izabrane datoteke i fascikle) praviti metodom podataka ili blok metodom. Kod rezervne kopije podataka inkrementalnom metodom, nakon svake izmene se cela datoteka ponovo upisuje u arhivu rezervnih kopija (rezervna kopija će znatno rasti). Kod blok metode inkrementalnom metodom, u arhivu rezervnih kopija upisuju se samo izmene blokova podataka. Drugim rečima, prva rezervna kopija će biti velika (sadržaće celu Outlook arhivu), ali inkrementi će već biti veoma mali.