¿Copia de seguridad o archivado?

La copia de seguridad y el archivado son dos procesos diferentes que resuelven problemas muy distintos.

Mientras que la copia de seguridad es el método principal para proteger los datos empresariales y permite su restauración completa y rápida cuando sea necesario, el archivado, por el contrario, proporciona un almacenamiento asequible con posibilidad de acceso inmediato a la información seleccionada. Idealmente, ambos procesos se complementan mutuamente. Sin embargo, ocurre que los usuarios confunden ambos conceptos y, por ejemplo, utilizan una solución de backup también para respaldar información destinada al archivado, lo que complica y prolonga desproporcionadamente el proceso de copia de seguridad y una posible restauración.

Copia de seguridad

Describamos al menos dos diferencias básicas entre la copia de seguridad y el archivado. La primera diferencia son los datos. Se respaldan las informaciones activas, que contienen todos los datos operativos utilizados para el funcionamiento diario de la empresa, como datos de diseño en curso, datos de producción, pedidos actuales, etc. El proceso de copia de seguridad incluye la copia de información empresarial clave a un almacenamiento, ya sea local o en la nube. Incluso después de realizar la copia de seguridad, los datos permanecen en el sistema de producción, por lo que, por ejemplo, si se pierde la copia de seguridad, la empresa sigue funcionando, aunque con un mayor riesgo; no obstante, puede crear fácilmente una nueva copia.

Otro factor diferenciador es el acceso a los datos. En el caso de la copia de seguridad, este está optimizado para la transferencia de grandes volúmenes de datos, también porque se pueden respaldar no solo objetos de datos individuales, sino también aplicaciones o sistemas operativos. El proceso de restauración de datos desde la copia de seguridad se centra principalmente en la velocidad, para que, en caso de pérdida de datos, sea posible restablecer la actividad de la empresa lo antes posible.

La copia de seguridad de datos es absolutamente necesaria para cualquier empresa: su objetivo es trasladar los datos actuales a otra ubicación en caso de incidente o desastre. La copia de seguridad debe estar claramente automatizada y también probarse con regularidad. Asimismo, es necesario establecer hasta qué punto en el pasado se crearán las copias de seguridad.

Existen dos opciones de copia de seguridad: en almacenamiento local y en la nube. Según una encuesta de Acronis, actualmente el 91 % de los clientes empresariales prefiere soluciones de copia de seguridad locales, el 6 % prefiere las basadas en la nube y el 3 % ambas; sin embargo, la popularidad de la nube crece gradualmente: con un precio comparable, más del 50 % de los clientes consideraría migrar a la copia de seguridad en la nube.

Los hogares y las pequeñas oficinas checas confían con mayor frecuencia en la solución de copia de seguridad Acronis True Image, mientras que para las empresas está destinada la solución Acronis Backup.

Archivado

Las tecnologías de archivado resuelven algo diferente. Están destinadas principalmente a conservar datos más antiguos o no actuales durante un determinado período, normalmente en función de requisitos normativos o de la necesidad de buscar información antigua contenida, por ejemplo, en correos electrónicos empresariales. Las soluciones especializadas de archivado suelen trasladar la información destinada al archivado a almacenamientos más rentables que los utilizados para las copias de seguridad. A diferencia de las copias de seguridad, los datos archivados existen en una sola copia, por lo que, en caso de fallo del sistema, la empresa puede perderlos por completo, aunque esto no tenga por qué suponer una catástrofe inmediata para la empresa.

El acceso a la información archivada se garantiza de manera que proporcione acceso granular inmediato a la información almacenada, con posibilidad de búsqueda y acceso a archivos o correos electrónicos individuales. A diferencia de los sistemas de backup, una solución de archivado no puede garantizar la restauración completa de los sistemas, ya que contiene solo un subconjunto de los datos empresariales.

El archivado permite conservar en el archivo todos los datos de la historia de la empresa. En las empresas SMB, por lo general basta con archivar el correo electrónico en el estado en que se recibió y envió. El archivado del correo electrónico es tan importante por ley como el archivado de la correspondencia comercial y, dado que hoy en día la mayoría de las facturas se envían electrónicamente en formato PDF, el archivo de correo electrónico es incluso obligatorio conforme a la ley de contabilidad.

La solución de archivado permite buscar información rápidamente, lo que supone una gran ventaja para los usuarios: según una encuesta de GFI Software, más del 90 % de las empresas checas se enfrenta con frecuencia al problema de que los empleados han perdido o no pueden encontrar correos electrónicos importantes. En el segmento de las empresas SMB es popular la solución GFI Archiver, que permite a los usuarios buscar cómodamente correos electrónicos antiguos directamente desde el cliente de correo más extendido, Microsoft Outlook.

La copia de seguridad no es archivado, ni el archivado es copia de seguridad: mientras que la copia de seguridad le devuelve por completo al punto en el que se encontraba en el momento de realizarla, el archivado solo le devuelve los archivos y correos electrónicos creados hasta el momento del archivado, es decir, teóricamente hasta el presente. Por ello, se recomienda combinar ambos enfoques.