Zálohovanie alebo archivácia?

Zálohovanie a archivácia sú dva rôzne procesy, ktoré riešia veľmi odlišné problémy.

Zatiaľ čo zálohovanie je primárnou metódou na ochranu podnikových dát umožňujúcou v prípade potreby ich rýchlu kompletnú obnovu, archivácia naopak poskytuje cenovo prijateľné úložisko s možnosťou okamžitého prístupu k vybraným informáciám. V ideálnom prípade sa oba procesy vzájomne dopĺňajú. Napriek tomu sa však stáva, že používatelia si oba pojmy mýlia a napríklad využívajú backup riešenie aj na zálohovanie informácií určených na archiváciu, čím proces zálohovania a prípadnej obnovy komplikujú a neúmerne predlžujú.

Zálohovanie

Opíšme si aspoň dva základné rozdiely medzi zálohovaním a archiváciou. Prvou odlišnosťou sú dáta. Zálohované sú aktívne informácie, ktoré obsahujú všetky prevádzkové dáta využívané na každodenný chod firmy, ako sú napríklad živé konštrukčné dáta, výrobné dáta, aktuálne objednávky a pod. Súčasťou zálohovacieho procesu je kopírovanie kľúčových firemných informácií do úložiska, či už lokálneho alebo v cloude. Aj po vykonaní zálohy dáta zostávajú v produkčnom systéme, takže ak napríklad dôjde k strate zálohy, firma funguje ďalej – aj keď so zvýšeným rizikom, zálohu si však môže jednoducho vytvoriť znova.

Ďalším rozdielnym faktorom je prístup k dátam. Ten je v prípade zálohovania optimalizovaný na prenos veľkých objemov dát, už aj preto, že zálohovať možno nielen individuálne dátové objekty, ale aj aplikácie či operačné systémy. Proces obnovy dát zo zálohy je zameraný predovšetkým na rýchlosť, aby v prípade straty dát bolo možné obnoviť prevádzku firmy čo najskôr.

Zálohovanie dát je pre každý podnik úplne nevyhnutné – jeho cieľom je presunúť aktuálne dáta do inej lokality pre prípad nejakého incidentu či katastrofy. Zálohovanie by malo byť jednoznačne automatizované a tiež pravidelne testované. Treba tiež stanoviť, ako dlho do minulosti sa bude záloha vytvárať.

Existujú dve možnosti zálohovania – do lokálneho úložiska a do cloudu. Podľa prieskumu Acronis v súčasnosti preferuje lokálne zálohovacie riešenie 91 % firemných zákazníkov, 6 % uprednostňuje cloudové a 3 % obe; obľuba cloudu však postupne rastie – za predpokladu porovnateľnej ceny by viac ako 50 % zákazníkov zvažovalo prechod na cloudové zálohovanie.

České domácnosti a malé kancelárie sa najčastejšie spoliehajú na zálohovacie riešenie Acronis True Image, pre spoločnosti je potom určené riešenie Acronis Backup.

Archivácia

Archivačné technológie riešia niečo iné. Sú určené primárne na uchovávanie starších či neaktuálnych dát počas určitej doby, väčšinou na základe regulačných požiadaviek či potreby dohľadávania starších informácií obsiahnutých napríklad v podnikových e-mailoch. Špecializované archivačné riešenia typicky premiestňujú informácie určené na archiváciu do úložísk, ktoré sú cenovo výhodnejšie než v prípade zálohovania. Na rozdiel od zálohovania existujú archivované dáta iba v jednej kópii, takže v prípade havárie systému môže firma o tieto dáta prísť úplne, aj keď to pre firmu nemusí znamenať bezprostrednú katastrofu.

Prístup k archivovaným informáciám je zaistený tak, aby poskytol okamžitý granulárny prístup k uloženým informáciám s možnosťou vyhľadávania a prístupu k jednotlivým súborom či e-mailom. Na rozdiel od backup systémov nemôže archivačné riešenie zabezpečiť kompletnú obnovu systémov, pretože obsahuje iba podmnožinu podnikových dát.

Archivácia umožňuje uchovávať v archíve všetky dáta z histórie firmy. V SMB firmách spravidla stačí archivovať elektronickú poštu v stave, v akom prišla a odišla. Archivácia elektronickej pošty je zo zákona rovnako dôležitá ako archivácia obchodnej korešpondencie a v dôsledku toho, že dnes je väčšina faktúr posielaná elektronicky vo formáte PDF, je archív elektronickej pošty vyžadovaný zákonom o účtovníctve.

Archivačné riešenie umožňuje rýchle vyhľadávanie informácií, čo je veľkým prínosom pre používateľov – podľa prieskumu spoločnosti GFI Software sa s problémom, že zamestnanci stratili alebo nemohli nájsť dôležité e-maily, často stretáva viac ako 90 % českých firiem. V segmente SMB firiem je populárne riešenie GFI Archiver, ktoré používateľom umožňuje pohodlne vyhľadávať staršie e-maily priamo z najrozšírenejšieho poštového klienta Microsoft Outlook.

Zálohovanie nie je archivácia a ani archivácia nie je zálohovanie: zatiaľ čo zálohovanie vás kompletne vráti tam, kde ste boli v okamihu zálohy, archivácia vám vráti iba súbory a e-maily, ktoré vznikli do okamihu archivácie, t. j. teoreticky až do súčasnosti. Preto sa odporúča kombinovať oba prístupy.