Tworzenie kopii zapasowych i archiwizacja to dwa różne procesy, które rozwiązują bardzo odmienne problemy.
Podczas gdy tworzenie kopii zapasowych jest podstawową metodą ochrony danych firmowych, umożliwiającą w razie potrzeby ich szybkie pełne odzyskanie, archiwizacja zapewnia z kolei przystępne cenowo miejsce przechowywania z możliwością natychmiastowego dostępu do wybranych informacji. W idealnym przypadku oba procesy wzajemnie się uzupełniają. Zdarza się jednak, że użytkownicy mylą oba pojęcia i na przykład wykorzystują rozwiązanie backupowe również do przechowywania informacji przeznaczonych do archiwizacji, przez co komplikują i nieproporcjonalnie wydłużają proces tworzenia kopii zapasowych oraz ewentualnego odzyskiwania danych.
Tworzenie kopii zapasowych
Opiszmy przynajmniej dwie podstawowe różnice między tworzeniem kopii zapasowych a archiwizacją. Pierwszą różnicą są dane. Kopiami zapasowymi obejmowane są aktywne informacje, zawierające wszystkie dane operacyjne wykorzystywane w codziennym funkcjonowaniu firmy, takie jak bieżące dane konstrukcyjne, dane produkcyjne, aktualne zamówienia itp. Częścią procesu tworzenia kopii zapasowych jest kopiowanie kluczowych informacji firmowych do magazynu danych, zarówno lokalnego, jak i w chmurze. Nawet po wykonaniu kopii zapasowej dane pozostają w systemie produkcyjnym, więc jeśli na przykład dojdzie do utraty kopii zapasowej, firma nadal funkcjonuje – choć przy zwiększonym ryzyku, jednak kopię można łatwo utworzyć ponownie.
Kolejnym różniącym czynnikiem jest dostęp do danych. W przypadku kopii zapasowych jest on zoptymalizowany pod kątem transferu dużych ilości danych, również dlatego, że można tworzyć kopie zapasowe nie tylko pojedynczych obiektów danych, ale także aplikacji czy systemów operacyjnych. Proces odzyskiwania danych z kopii zapasowej koncentruje się przede wszystkim na szybkości, aby w razie utraty danych można było jak najszybciej przywrócić działanie firmy.
Tworzenie kopii zapasowych danych jest absolutnie niezbędne dla każdego przedsiębiorstwa – jego celem jest przeniesienie aktualnych danych do innej lokalizacji na wypadek incydentu lub katastrofy. Tworzenie kopii zapasowych powinno być jednoznacznie zautomatyzowane i regularnie testowane. Należy również określić, jak daleko wstecz będzie tworzona kopia zapasowa.
Istnieją dwie możliwości tworzenia kopii zapasowych – do lokalnego magazynu danych i do chmury. Według badania Acronis obecnie lokalne rozwiązania do tworzenia kopii zapasowych preferuje 91% klientów firmowych, 6% wybiera chmurowe, a 3% oba; jednak popularność chmury stopniowo rośnie – przy porównywalnej cenie ponad 50% klientów rozważyłoby przejście na tworzenie kopii zapasowych w chmurze.
Czeskie gospodarstwa domowe i małe biura najczęściej polegają na rozwiązaniu do tworzenia kopii zapasowych Acronis True Image, natomiast dla firm przeznaczone jest rozwiązanie Acronis Backup.
Archiwizacja
Technologie archiwizacji rozwiązują inny problem. Są przeznaczone przede wszystkim do przechowywania starszych lub nieaktualnych danych przez określony czas, najczęściej na podstawie wymogów regulacyjnych lub potrzeby wyszukiwania starszych informacji zawartych na przykład w firmowych e-mailach. Specjalistyczne rozwiązania archiwizacyjne zazwyczaj przenoszą informacje przeznaczone do archiwizacji do magazynów danych, które są bardziej opłacalne niż w przypadku tworzenia kopii zapasowych. W przeciwieństwie do kopii zapasowych archiwizowane dane istnieją tylko w jednej kopii, więc w razie awarii systemu firma może całkowicie utracić te dane, choć nie musi to oznaczać dla niej natychmiastowej katastrofy.
Dostęp do zarchiwizowanych informacji jest zapewniony tak, aby umożliwić natychmiastowy, szczegółowy dostęp do przechowywanych informacji wraz z możliwością wyszukiwania i dostępu do pojedynczych plików lub e-maili. W przeciwieństwie do systemów backupowych rozwiązanie archiwizacyjne nie może zapewnić pełnego odzyskania systemów, ponieważ zawiera jedynie podzbiór danych firmowych.
Archiwizacja umożliwia przechowywanie w archiwum wszystkich danych z historii firmy. W firmach SMB zazwyczaj wystarczy archiwizować pocztę elektroniczną w stanie, w jakim została odebrana i wysłana. Archiwizacja poczty elektronicznej jest z prawnego punktu widzenia równie ważna jak archiwizacja korespondencji handlowej, a ponieważ obecnie większość faktur jest wysyłana elektronicznie w formacie PDF, archiwum poczty elektronicznej jest wręcz wymagane przez ustawę o rachunkowości.
Rozwiązanie archiwizacyjne umożliwia szybkie wyszukiwanie informacji, co stanowi dużą korzyść dla użytkowników – według badania firmy GFI Software ponad 90% czeskich firm często spotyka się z problemem, że pracownicy zgubili lub nie mogli znaleźć ważnych e-maili. W segmencie firm SMB popularne jest rozwiązanie GFI Archiver, które umożliwia użytkownikom wygodne wyszukiwanie starszych e-maili bezpośrednio z najpopularniejszego klienta pocztowego Microsoft Outlook.
Tworzenie kopii zapasowych nie jest archiwizacją, a archiwizacja nie jest tworzeniem kopii zapasowych: podczas gdy kopia zapasowa całkowicie przywraca stan z chwili jej wykonania, archiwizacja zwraca jedynie pliki i e-maile powstałe do momentu archiwizacji, czyli teoretycznie aż do chwili obecnej. Dlatego zaleca się łączenie obu podejść.
Autor artykułu: Redakcja ZEBR.ai
