Backup ou arquivamento?

Backup e arquivamento são dois processos diferentes que resolvem problemas muito distintos.

Enquanto o backup é o principal método de proteção dos dados empresariais, permitindo sua restauração completa e rápida quando necessário, o arquivamento, por outro lado, oferece um armazenamento com preço acessível e possibilidade de acesso imediato a informações selecionadas. Idealmente, os dois processos se complementam. No entanto, acontece que os usuários confundem os dois conceitos e, por exemplo, utilizam uma solução de backup também para armazenar informações destinadas ao arquivamento, complicando e prolongando excessivamente o processo de backup e uma eventual restauração.

Backup

Vamos descrever pelo menos duas diferenças básicas entre backup e arquivamento. A primeira diferença são os dados. São copiados em backup os dados ativos, que contêm todas as informações operacionais utilizadas no funcionamento diário da empresa, como dados de engenharia em uso, dados de produção, pedidos atuais etc. Parte do processo de backup é copiar informações empresariais essenciais para um armazenamento, seja local ou na nuvem. Mesmo após a realização do backup, os dados permanecem no sistema de produção; portanto, caso o backup seja perdido, a empresa continua operando — embora com risco maior, ela pode criar o backup novamente com facilidade.

Outro fator diferente é o acesso aos dados. No caso do backup, ele é otimizado para a transferência de grandes volumes de dados, até porque é possível fazer backup não apenas de objetos de dados individuais, mas também de aplicativos ou sistemas operacionais. O processo de restauração de dados do backup é focado principalmente na velocidade, para que, em caso de perda de dados, seja possível retomar as operações da empresa o mais rápido possível.

O backup de dados é absolutamente necessário para toda empresa — seu objetivo é transferir os dados atuais para outro local em caso de algum incidente ou desastre. O backup deve ser inequivocamente automatizado e também testado regularmente. Também é necessário determinar por quanto tempo no passado os backups serão mantidos.

Existem duas opções de backup — para armazenamento local e para a nuvem. Segundo uma pesquisa da Acronis, atualmente 91% dos clientes empresariais preferem soluções de backup locais, 6% preferem as de nuvem e 3% ambos; no entanto, a popularidade da nuvem cresce gradualmente — desde que o preço seja comparável, mais de 50% dos clientes considerariam migrar para o backup em nuvem.

As residências e pequenos escritórios tchecos contam com mais frequência com a solução de backup Acronis True Image; para empresas, a solução indicada é a Acronis Backup.

Arquivamento

As tecnologias de arquivamento resolvem outra questão. Elas são destinadas principalmente à retenção de dados mais antigos ou desatualizados por determinado período, geralmente com base em requisitos regulatórios ou na necessidade de localizar informações antigas contidas, por exemplo, em e-mails corporativos. Soluções especializadas de arquivamento normalmente movem as informações destinadas ao arquivamento para armazenamentos mais econômicos do que os utilizados para backup. Diferentemente do backup, os dados arquivados existem em apenas uma cópia; portanto, em caso de falha do sistema, a empresa pode perder esses dados completamente, embora isso não necessariamente represente uma catástrofe imediata para a empresa.

O acesso às informações arquivadas é garantido de forma a fornecer acesso granular imediato às informações armazenadas, com a possibilidade de pesquisar e acessar arquivos ou e-mails individuais. Diferentemente dos sistemas de backup, uma solução de arquivamento não pode garantir a restauração completa dos sistemas, pois contém apenas um subconjunto dos dados empresariais.

O arquivamento permite manter no arquivo todos os dados do histórico da empresa. Em empresas SMB, geralmente basta arquivar os e-mails no estado em que foram recebidos e enviados. O arquivamento de e-mails é tão importante por lei quanto o arquivamento da correspondência comercial e, como hoje a maioria das faturas é enviada eletronicamente em formato PDF, o arquivo de e-mails é inclusive exigido pela legislação contábil.

Uma solução de arquivamento permite buscar informações rapidamente, o que é um grande benefício para os usuários — segundo uma pesquisa da GFI Software, mais de 90% das empresas tchecas frequentemente enfrentam o problema de funcionários perderem ou não conseguirem encontrar e-mails importantes. No segmento de empresas SMB, é popular a solução GFI Archiver, que permite aos usuários pesquisar confortavelmente e-mails antigos diretamente no cliente de e-mail mais difundido, o Microsoft Outlook.

Backup não é arquivamento, e arquivamento também não é backup: enquanto o backup retorna você completamente ao ponto em que estava no momento do backup, o arquivamento retorna apenas os arquivos e e-mails criados até o momento do arquivamento, ou seja, teoricamente até o presente. Por isso, recomenda-se combinar as duas abordagens.