Bekap ili arhiviranje?

Bekap i arhiviranje su dva različita procesa koja rešavaju veoma različite probleme.

Dok je bekap primarna metoda za zaštitu poslovnih podataka koja omogućava njihov brz potpuni oporavak po potrebi, arhiviranje, s druge strane, pruža cenovno prihvatljivo skladište sa mogućnošću trenutnog pristupa odabranim informacijama. U idealnom slučaju, oba procesa se međusobno dopunjuju. Ipak, dešava se da korisnici mešaju ova dva pojma i, na primer, koriste backup rešenje i za čuvanje informacija namenjenih arhiviranju, čime komplikuju i neprimereno produžavaju proces bekapa i eventualnog oporavka.

Bekap

Opišimo bar dve osnovne razlike između bekapa i arhiviranja. Prva razlika su podaci. Bekapiraju se aktivne informacije koje sadrže sve operativne podatke koji se koriste za svakodnevno funkcionisanje kompanije, kao što su, na primer, aktivni projektni podaci, proizvodni podaci, aktuelne porudžbine i slično. Deo procesa bekapa je kopiranje ključnih poslovnih informacija u skladište, bilo lokalno ili u cloudu. I nakon izrade bekapa podaci ostaju u produkcionom sistemu, pa ako, na primer, dođe do gubitka bekapa, kompanija nastavlja da funkcioniše – iako uz povećan rizik, novi bekap može lako da se napravi.

Drugi različit faktor je pristup podacima. U slučaju bekapa on je optimizovan za prenos velikih količina podataka, između ostalog zato što se mogu bekapirati ne samo pojedinačni objekti podataka, već i aplikacije ili operativni sistemi. Proces oporavka podataka iz bekapa prvenstveno je usmeren na brzinu, kako bi se u slučaju gubitka podataka poslovanje kompanije moglo obnoviti što pre.

Bekap podataka je apsolutna nužnost za svako preduzeće – njegov cilj je premeštanje aktuelnih podataka na drugu lokaciju u slučaju incidenta ili katastrofe. Bekap bi svakako trebalo da bude automatizovan i redovno testiran. Takođe je potrebno odrediti koliko daleko u prošlost će se bekap praviti.

Postoje dve mogućnosti za bekap – u lokalno skladište i u cloud. Prema istraživanju kompanije Acronis, lokalno rešenje za bekap trenutno preferira 91 % poslovnih korisnika, 6 % preferira cloud, a 3 % oba; međutim, popularnost clouda postepeno raste – pod pretpostavkom uporedive cene, više od 50 % korisnika razmotrilo bi prelazak na cloud bekap.

Češka domaćinstva i male kancelarije najčešće se oslanjaju na rešenje za bekap Acronis True Image, dok je za kompanije namenjeno rešenje Acronis Backup.

Arhiviranje

Tehnologije arhiviranja rešavaju nešto drugo. One su prvenstveno namenjene čuvanju starijih ili neaktuelnih podataka tokom određenog perioda, uglavnom na osnovu regulatornih zahteva ili potrebe za pronalaženjem starijih informacija sadržanih, na primer, u poslovnim e-porukama. Specijalizovana rešenja za arhiviranje tipično premeštaju informacije namenjene arhiviranju u skladišta koja su cenovno povoljnija nego u slučaju bekapa. Za razliku od bekapa, arhivirani podaci postoje samo u jednoj kopiji, pa u slučaju pada sistema kompanija može potpuno izgubiti te podatke, iako to ne mora značiti neposrednu katastrofu za kompaniju.

Pristup arhiviranim informacijama obezbeđen je tako da omogući trenutni granularni pristup sačuvanim informacijama, uz mogućnost pretraživanja i pristupa pojedinačnim datotekama ili e-porukama. Za razliku od backup sistema, rešenje za arhiviranje ne može da obezbedi potpuni oporavak sistema, jer sadrži samo podskup poslovnih podataka.

Arhiviranje omogućava čuvanje svih podataka iz istorije kompanije u arhivi. U SMB kompanijama obično je dovoljno arhivirati elektronsku poštu u stanju u kojem je primljena i poslata. Arhiviranje elektronske pošte je zakonski jednako važno kao i arhiviranje poslovne korespondencije, a zbog činjenice da se danas većina faktura šalje elektronski u PDF formatu, arhiva elektronske pošte čak je zahtevana zakonom o računovodstvu.

Rešenje za arhiviranje omogućava brzo pretraživanje informacija, što je velika korist za korisnike – prema istraživanju kompanije GFI Software, sa problemom da su zaposleni izgubili ili nisu mogli da pronađu važne e-poruke često se susreće preko 90 % čeških kompanija. U segmentu SMB kompanija popularno je rešenje GFI Archiver, koje korisnicima omogućava jednostavno pretraživanje starijih e-poruka direktno iz najrasprostranjenijeg klijenta za e-poštu Microsoft Outlook.

Bekap nije arhiviranje, niti je arhiviranje bekap: dok vas bekap u potpunosti vraća tamo gde ste bili u trenutku izrade bekapa, arhiviranje vam vraća samo datoteke i e-poruke koje su nastale do trenutka arhiviranja, tj. teoretski sve do sadašnjosti. Zato se preporučuje kombinovanje oba pristupa.