Back-up of archivering?

Back-up en archivering zijn twee verschillende processen die zeer uiteenlopende problemen oplossen.

Terwijl back-up de primaire methode is om bedrijfsgegevens te beschermen en indien nodig snel volledig te herstellen, biedt archivering daarentegen kostenefficiënte opslag met de mogelijkheid van directe toegang tot geselecteerde informatie. Idealiter vullen beide processen elkaar aan. Toch gebeurt het dat gebruikers beide begrippen verwarren en bijvoorbeeld een back-upoplossing ook gebruiken voor het bewaren van informatie die bestemd is voor archivering, waardoor zij het back-upproces en een eventueel herstel compliceren en onnodig verlengen.

Back-up

Laten we ten minste twee fundamentele verschillen tussen back-up en archivering beschrijven. Het eerste verschil betreft de gegevens. Er wordt een back-up gemaakt van actieve informatie, die alle operationele gegevens bevat die voor de dagelijkse werking van het bedrijf worden gebruikt, zoals actuele ontwerpgegevens, productiegegevens, lopende bestellingen enzovoort. Onderdeel van het back-upproces is het kopiëren van cruciale bedrijfsinformatie naar opslag, lokaal of in de cloud. Ook na het maken van een back-up blijven de gegevens in het productiesysteem staan, dus als de back-up bijvoorbeeld verloren gaat, blijft het bedrijf functioneren – weliswaar met een verhoogd risico, maar de back-up kan eenvoudig opnieuw worden gemaakt.

Een andere onderscheidende factor is de toegang tot gegevens. Bij back-up is deze geoptimaliseerd voor de overdracht van grote gegevensvolumes, mede omdat niet alleen individuele gegevensobjecten, maar ook applicaties of besturingssystemen kunnen worden geback-upt. Het proces van gegevensherstel uit een back-up is vooral gericht op snelheid, zodat de bedrijfsvoering bij gegevensverlies zo snel mogelijk kan worden hersteld.

Een back-up van gegevens is voor elk bedrijf absoluut noodzakelijk – het doel is actuele gegevens naar een andere locatie te verplaatsen voor het geval van een incident of ramp. Back-ups moeten beslist geautomatiseerd zijn en ook regelmatig worden getest. Tevens moet worden bepaald hoe ver terug in de tijd de back-up wordt gemaakt.

Er zijn twee mogelijkheden voor back-up: naar lokale opslag en naar de cloud. Volgens een onderzoek van Acronis geeft momenteel 91% van de zakelijke klanten de voorkeur aan lokale back-upoplossingen, 6% aan cloudoplossingen en 3% aan beide; de populariteit van de cloud groeit echter geleidelijk – bij een vergelijkbare prijs zou meer dan 50% van de klanten een overstap naar cloudback-up overwegen.

Tsjechische huishoudens en kleine kantoren vertrouwen het vaakst op de back-upoplossing Acronis True Image; voor bedrijven is de oplossing Acronis Backup bedoeld.

Archivering

Archiveringstechnologieën lossen iets anders op. Zij zijn primair bedoeld om oudere of niet-actuele gegevens gedurende een bepaalde periode te bewaren, meestal op basis van wettelijke vereisten of de noodzaak om oudere informatie terug te vinden, bijvoorbeeld in zakelijke e-mails. Gespecialiseerde archiveringsoplossingen verplaatsen informatie die voor archivering bestemd is doorgaans naar opslag die kostenefficiënter is dan bij back-up. In tegenstelling tot back-ups bestaan gearchiveerde gegevens slechts in één kopie, zodat een bedrijf deze gegevens bij een systeemstoring volledig kan verliezen, ook al hoeft dat voor het bedrijf niet direct een ramp te betekenen.

Toegang tot gearchiveerde informatie is zodanig ingericht dat directe, granulaire toegang tot opgeslagen informatie mogelijk is, met de mogelijkheid om afzonderlijke bestanden of e-mails te zoeken en te openen. In tegenstelling tot back-upsystemen kan een archiveringsoplossing geen volledig herstel van systemen garanderen, omdat deze slechts een subset van de bedrijfsgegevens bevat.

Archivering maakt het mogelijk om alle gegevens uit de geschiedenis van het bedrijf in het archief te bewaren. Bij mkb-bedrijven is het doorgaans voldoende om e-mail te archiveren in de staat waarin deze is ontvangen en verzonden. Het archiveren van e-mail is wettelijk even belangrijk als het archiveren van zakelijke correspondentie en doordat de meeste facturen tegenwoordig elektronisch in PDF-formaat worden verzonden, is een e-mailarchief zelfs vereist door de boekhoudwet.

Een archiveringsoplossing maakt het mogelijk om snel informatie te zoeken, wat een groot voordeel is voor gebruikers – volgens onderzoek van GFI Software heeft meer dan 90% van de Tsjechische bedrijven regelmatig te maken met het probleem dat werknemers belangrijke e-mails zijn kwijtgeraakt of niet kunnen terugvinden. In het mkb-segment is de oplossing GFI Archiver populair, waarmee gebruikers comfortabel oudere e-mails kunnen zoeken rechtstreeks vanuit de meest gebruikte e-mailclient Microsoft Outlook.

Back-up is geen archivering en archivering is ook geen back-up: terwijl een back-up u volledig terugbrengt naar de situatie op het moment van de back-up, levert archivering alleen bestanden en e-mails op die tot het moment van archivering zijn ontstaan, dus theoretisch tot het heden. Daarom wordt aanbevolen beide benaderingen te combineren.