Pencadangan atau pengarsipan?

Pencadangan dan pengarsipan adalah dua proses berbeda yang menangani masalah yang sangat berbeda.

Sementara pencadangan merupakan metode utama untuk melindungi data perusahaan dan memungkinkan pemulihan lengkap secara cepat bila diperlukan, pengarsipan sebaliknya menyediakan penyimpanan dengan harga terjangkau serta akses langsung ke informasi terpilih. Dalam kondisi ideal, kedua proses tersebut saling melengkapi. Namun, pengguna terkadang masih keliru membedakan kedua istilah ini dan, misalnya, menggunakan solusi backup juga untuk mencadangkan informasi yang ditujukan untuk pengarsipan, sehingga memperumit dan memperpanjang secara tidak proporsional proses pencadangan serta kemungkinan pemulihan.

Pencadangan

Mari jelaskan setidaknya dua perbedaan mendasar antara pencadangan dan pengarsipan. Perbedaan pertama adalah data. Informasi aktif yang dicadangkan mencakup seluruh data operasional yang digunakan untuk kegiatan sehari-hari perusahaan, seperti data desain aktif, data produksi, pesanan terkini, dan sebagainya. Bagian dari proses pencadangan adalah menyalin informasi penting perusahaan ke penyimpanan, baik lokal maupun di cloud. Bahkan setelah pencadangan dilakukan, data tetap berada di sistem produksi, sehingga jika cadangan hilang, perusahaan tetap dapat beroperasi—meskipun dengan risiko yang lebih tinggi—dan cadangan dapat dibuat kembali dengan mudah.

Faktor pembeda lainnya adalah akses ke data. Dalam kasus pencadangan, akses ini dioptimalkan untuk transfer volume data besar, juga karena yang dapat dicadangkan bukan hanya objek data individual, tetapi juga aplikasi atau sistem operasi. Proses pemulihan data dari cadangan terutama berfokus pada kecepatan, agar operasional perusahaan dapat dipulihkan sesegera mungkin jika terjadi kehilangan data.

Pencadangan data merupakan hal yang mutlak diperlukan bagi setiap perusahaan—tujuannya adalah memindahkan data terkini ke lokasi lain jika terjadi insiden atau bencana. Pencadangan harus sepenuhnya otomatis dan juga diuji secara berkala. Perlu pula ditentukan seberapa jauh ke masa lalu cadangan akan dibuat.

Ada dua opsi pencadangan—ke penyimpanan lokal dan ke cloud. Menurut survei Acronis, saat ini 91% pelanggan perusahaan lebih memilih solusi pencadangan lokal, 6% lebih memilih cloud, dan 3% memilih keduanya; namun, popularitas cloud secara bertahap meningkat—dengan asumsi harga yang sebanding, lebih dari 50% pelanggan akan mempertimbangkan peralihan ke pencadangan cloud.

Rumah tangga dan kantor kecil di Ceko paling sering mengandalkan solusi pencadangan Acronis True Image, sedangkan untuk perusahaan tersedia solusi Acronis Backup.

Pengarsipan

Teknologi pengarsipan menangani hal yang berbeda. Teknologi ini terutama ditujukan untuk menyimpan data yang lebih lama atau tidak lagi aktual selama jangka waktu tertentu, biasanya berdasarkan persyaratan regulasi atau kebutuhan untuk mencari informasi lama yang terkandung, misalnya, dalam email perusahaan. Solusi pengarsipan khusus biasanya memindahkan informasi yang ditujukan untuk diarsipkan ke penyimpanan yang lebih hemat biaya dibandingkan penyimpanan untuk pencadangan. Berbeda dengan pencadangan, data yang diarsipkan hanya ada dalam satu salinan, sehingga jika terjadi kegagalan sistem, perusahaan dapat kehilangan data tersebut sepenuhnya, meskipun hal itu tidak harus berarti bencana langsung bagi perusahaan.

Akses ke informasi yang diarsipkan disediakan agar dapat memberikan akses granular langsung ke informasi tersimpan, dengan kemampuan untuk mencari dan mengakses file atau email individual. Berbeda dengan sistem backup, solusi pengarsipan tidak dapat memastikan pemulihan sistem secara lengkap karena hanya berisi sebagian dari data perusahaan.

Pengarsipan memungkinkan seluruh data dari riwayat perusahaan disimpan dalam arsip. Di perusahaan SMB, biasanya cukup untuk mengarsipkan email dalam kondisi saat diterima dan dikirim. Pengarsipan email sama pentingnya secara hukum dengan pengarsipan korespondensi bisnis dan, karena saat ini sebagian besar faktur dikirim secara elektronik dalam format PDF, arsip email bahkan diwajibkan oleh undang-undang akuntansi.

Solusi pengarsipan memungkinkan pencarian informasi secara cepat, yang merupakan manfaat besar bagi pengguna—menurut survei GFI Software, lebih dari 90% perusahaan Ceko sering menghadapi masalah karyawan kehilangan atau tidak dapat menemukan email penting. Di segmen perusahaan SMB, solusi GFI Archiver populer karena memungkinkan pengguna mencari email lama dengan nyaman langsung dari klien email Microsoft Outlook yang paling banyak digunakan.

Pencadangan bukanlah pengarsipan, dan pengarsipan juga bukan pencadangan: sementara pencadangan mengembalikan Anda sepenuhnya ke kondisi saat cadangan dibuat, pengarsipan hanya mengembalikan file dan email yang dibuat hingga saat pengarsipan, yaitu secara teoretis hingga saat ini. Oleh karena itu, disarankan untuk menggabungkan kedua pendekatan tersebut.