Sigurnosno kopiranje ili arhiviranje?

Sigurnosno kopiranje i arhiviranje dva su različita procesa koja rješavaju veoma različite probleme.

Dok je sigurnosno kopiranje primarna metoda zaštite poslovnih podataka koja omogućava njihov brz i potpuni oporavak po potrebi, arhiviranje, nasuprot tome, pruža cjenovno prihvatljivo skladište s mogućnošću trenutnog pristupa odabranim informacijama. U idealnom slučaju, oba se procesa međusobno dopunjuju. Ipak, događa se da korisnici miješaju ova dva pojma te, naprimjer, koriste backup rješenje i za pohranjivanje informacija namijenjenih arhiviranju, čime kompliciraju i neprimjereno produžavaju proces sigurnosnog kopiranja i eventualnog oporavka.

Sigurnosno kopiranje

Opišimo barem dvije osnovne razlike između sigurnosnog kopiranja i arhiviranja. Prva razlika su podaci. Kopiraju se aktivne informacije koje sadrže sve operativne podatke korištene za svakodnevno poslovanje kompanije, kao što su, naprimjer, aktuelni konstrukcijski podaci, proizvodni podaci, trenutne narudžbe i slično. Dio procesa sigurnosnog kopiranja je kopiranje ključnih poslovnih informacija u skladište, bilo lokalno ili u oblaku. I nakon izrade sigurnosne kopije podaci ostaju u produkcijskom sistemu, tako da kompanija, ako naprimjer dođe do gubitka kopije, nastavlja poslovati – iako uz povećani rizik, sigurnosnu kopiju može lako ponovo izraditi.

Još jedan različit faktor je pristup podacima. U slučaju sigurnosnog kopiranja on je optimiziran za prijenos velikih količina podataka, također i zato što je moguće kopirati ne samo pojedinačne podatkovne objekte, nego i aplikacije ili operativne sisteme. Proces oporavka podataka iz sigurnosne kopije prvenstveno je usmjeren na brzinu, kako bi se u slučaju gubitka podataka poslovanje kompanije moglo obnoviti što prije.

Sigurnosno kopiranje podataka apsolutno je neophodno za svako preduzeće – njegov je cilj premjestiti aktuelne podatke na drugu lokaciju u slučaju nekog incidenta ili katastrofe. Sigurnosno kopiranje trebalo bi biti nedvojbeno automatizirano i redovno testirano. Također je potrebno odrediti koliko daleko u prošlost će se sigurnosne kopije čuvati.

Postoje dvije mogućnosti sigurnosnog kopiranja – u lokalno skladište i u oblak. Prema istraživanju kompanije Acronis, lokalno rješenje za sigurnosno kopiranje trenutno preferira 91 % poslovnih korisnika, 6 % daje prednost rješenju u oblaku, a 3 % koristi oba; ipak, popularnost oblaka postepeno raste – uz pretpostavku uporedive cijene, više od 50 % korisnika razmotrilo bi prelazak na sigurnosno kopiranje u oblaku.

Češka domaćinstva i male kancelarije najčešće se oslanjaju na rješenje za sigurnosno kopiranje Acronis True Image, dok je za kompanije namijenjeno rješenje Acronis Backup.

Arhiviranje

Tehnologije arhiviranja rješavaju nešto drugo. Prvenstveno su namijenjene čuvanju starijih ili neaktuelnih podataka tokom određenog perioda, najčešće na osnovu regulatornih zahtjeva ili potrebe za pronalaženjem starijih informacija sadržanih, naprimjer, u poslovnim e-porukama. Specijalizirana rješenja za arhiviranje obično premještaju informacije namijenjene arhiviranju u skladišta koja su cjenovno povoljnija nego u slučaju sigurnosnog kopiranja. Za razliku od sigurnosnog kopiranja, arhivirani podaci postoje samo u jednoj kopiji, pa kompanija u slučaju kvara sistema može potpuno izgubiti te podatke, iako to za kompaniju ne mora značiti neposrednu katastrofu.

Pristup arhiviranim informacijama osiguran je tako da pruža trenutan detaljan pristup pohranjenim informacijama, uz mogućnost pretraživanja i pristupa pojedinačnim datotekama ili e-porukama. Za razliku od backup sistema, rješenje za arhiviranje ne može osigurati potpuni oporavak sistema jer sadrži samo podskup poslovnih podataka.

Arhiviranje omogućava čuvanje svih podataka iz historije kompanije u arhivi. U SMB kompanijama obično je dovoljno arhivirati elektronsku poštu u stanju u kojem je primljena i poslana. Arhiviranje elektronske pošte zakonski je jednako važno kao i arhiviranje poslovne korespondencije, a s obzirom na to da se danas većina faktura šalje elektronski u PDF formatu, arhiva elektronske pošte čak je propisana zakonom o računovodstvu.

Rješenje za arhiviranje omogućava brzo pretraživanje informacija, što je velika korist za korisnike – prema istraživanju kompanije GFI Software, s problemom da su zaposlenici izgubili ili nisu mogli pronaći važne e-poruke često se susreće više od 90 % čeških kompanija. U segmentu SMB kompanija popularno je rješenje GFI Archiver, koje korisnicima omogućava ugodno pretraživanje starijih e-poruka direktno iz najraširenijeg klijenta e-pošte Microsoft Outlook.

Sigurnosno kopiranje nije arhiviranje, niti je arhiviranje sigurnosno kopiranje: dok vas sigurnosno kopiranje u potpunosti vraća tamo gdje ste bili u trenutku izrade kopije, arhiviranje vam vraća samo datoteke i e-poruke nastale do trenutka arhiviranja, odnosno teoretski sve do sadašnjosti. Zato se preporučuje kombinirati oba pristupa.