O stranki
Društvo za podporo ljudem z motnjami v duševnem razvoju v Češki republiki (SPMP) je organizacija, ki združuje več kot 70 lokalnih društev, v katera so vključeni starši ljudi z motnjami v duševnem razvoju in ljudje z motnjami v duševnem razvoju sami. Ocenjuje se, da je v Češki republiki med 1 in 3 % celotnega prebivalstva ljudi z motnjami v duševnem razvoju. Cilj SPMPCR je podpirati vključevanje teh ljudi in opozarjati, da imajo tudi oni standardne človekove pravice, lahko delajo, samostojno živijo, vzpostavljajo odnose in vodijo običajno življenje itd. Organizacija se zavzema za ohranjanje poslovne sposobnosti ter skupaj s starši skuša reševati vprašanje prihodnosti otrok, vključno z v zadnjem času pogosto obravnavano temo vključevanja v izobraževanje in odraslo življenje.
Izzivi
Društvo ima sedež v praškem Karlínu, kjer komunicira s svojimi strankami in hkrati skuša pomagati tudi ljudem v posameznih regionalnih društvih. Dejavnost SPMP vključuje organizacijo najrazličnejših družabnih dogodkov in socialno svetovanje, bodisi osebno, po telefonu ali e-pošti. Socialno svetovanje je ključna dejavnost društva, ki ji sledijo druge aktivnosti, kot so podporni vikendi s terapevti za starše otrok in samoporniške dejavnosti ljudi z motnjami v duševnem razvoju. Pomemben del dejavnosti je tudi organizacija konferenc in seminarjev, vključno s sodelovanjem v mednarodnih projektih. Za zagotavljanje vseh teh dejavnosti skrbi približno 15–20 zaposlenih, vključno z zunanjimi sodelavci, ki se letno osebno posvečajo več kot 150 strankam v Pragi in Brnu ter številnim drugim po telefonu in e-pošti, skupno pa več kot 500 ljudem iz vse države letno.
Zaposleni v društvu zato precej intenzivno komunicirajo, bodisi po telefonu, Skypu, trenutno pa predvsem po elektronski pošti. Nič nenavadnega ni, če posamezni zaposleni tedensko obravnavajo do 500 e-poštnih sporočil (prejetih in poslanih). Mnogi med njimi, zlasti zunanji sodelavci, ne delajo le v pisarni, temveč tudi od doma, iz kavarn, na sestankih ali med prevozom. Zaradi omejenih proračunov je poleg tega poudarek na čim nižjih stroških komunikacije.
Rešitev
Leta 2007 je društvo uvedlo komunikacijsko rešitev Kerio Connect, ki je ena glavnih alternativ za Microsoft Exchange. E-poštni strežnik Kerio Connect zagotavlja e-pošto, neposredno sporočanje, skupne koledarje in upravljanje stikov v večini e-poštnih odjemalcev, odjemalcev za neposredno sporočanje, spletnih brskalnikov in mobilnih naprav.
V SPMP je Kerio Connect nadomestil prvotno nezavarovano rešitev gostovanja e-pošte. Glavne pomanjkljivosti prejšnjega e-poštnega sistema so bile nizka kakovost storitev, majhni nabiralniki, nezmožnost popolne sinhronizacije in skupne rabe nabiralnikov itd. Uvedbo nove rešitve Kerio Connect je predlagal zunanji IT-sk rbnik, ki je imel z njo dobre izkušnje v drugih podjetjih. Glavni razlog je bil, da Kerio Connect omogoča popoln nadzor nad administracijo, je zanesljiv ter vključuje kakovostne storitve podpore in posodobitev. Sistem trenutno v SPMP deluje na Windows Server 2016, na strežniku HP ML110 in v kombinaciji s protivirusnim programom Sophos.
Prednosti
Glavna prednost Kerio Connect je zaradi mobilnega načina dela zaposlenih v SPMS enostaven dostop do elektronske pošte od koder koli prek pametnega telefona. Zaposleni lahko pošto preverijo na poti ali doma, ne da bi morali imeti prenosnik ves čas pri sebi. Velika prednost za uporabnike so skupni stiki, do katerih je mogoče dostopati od koder koli in jih ni treba ustvarjati ločeno za vsakega uporabnika – to je pomembno zlasti v kolektivu SPMP, ki ga pogosto sestavljajo matere z majhnimi otroki, zaposlene za krajši delovni čas, zato so kadrovske spremembe pogoste in so potrebni prilagodljivi delovni pogoji. Uporabljajo se tudi funkcionalnosti, ki omogočajo sinhronizacijo koledarja in druge oblike sodelovanja s pisarno v Brnu.
SPMP je z elektronsko pošto v bistvu uspelo nadomestiti nekoč običajno poštno komunikacijo med organizacijo dogodkov, vključno s prijavami na konference, obvestili in pošiljanjem dogodkov v koledar, kar je znatno izboljšalo udeležbo na konferencah. Leta 2017 se je zaradi širjenja dela s krajšim delovnim časom in večje potrebe po prilagodljivem delu od doma število licenc Kerio Connect povečalo s prvotnih 10 na sedanjih 15.
Doseženi cilji
„Elektronska pošta je z leti postala glavno delovno orodje za urejanje naše agende in organizacijo najrazličnejših dejavnosti. Zaradi prilagodljivosti in mobilnosti našega dela je Kerio Connect za nas neprecenljiv pomočnik in smo z njim zelo zadovoljni. Zelo cenimo nesebično pomoč, zahvaljujoč kateri lahko ta uporabniku zelo prijazen izdelek uporabljamo brezplačno, zdaj pa tudi z večjim številom licenc.“
Camille Latimier, direktorica Društva za podporo ljudem z motnjami v duševnem razvoju.
Avtor članka: Uredništvo ZEBR.ai
