À propos du client
La Société pour le soutien aux personnes ayant un handicap mental en République tchèque (SPMP) est une organisation qui fédère plus de 70 associations locales regroupant des parents de personnes ayant un handicap mental ou les personnes concernées elles-mêmes. On estime qu’en République tchèque, 1 à 3 % de la population totale sont des personnes ayant un handicap mental. L’objectif de la SPMPCR est de soutenir l’intégration de ces personnes et d’attirer l’attention sur le fait qu’elles aussi ont des droits humains fondamentaux, qu’elles peuvent travailler, vivre de manière autonome, nouer des relations et mener une vie ordinaire, etc. L’organisation s’efforce de préserver la capacité juridique des personnes, cherche à traiter avec les parents la question de l’avenir des enfants, y compris le thème très débattu récemment de l’inclusion dans l’éducation et la vie adulte.
Défis
La société est basée à Karlín, à Prague, où elle communique avec ses clients tout en s’efforçant d’aider les personnes au sein des différentes associations régionales. Les activités de la SPMP comprennent l’organisation de divers événements sociaux ainsi que le conseil social, en personne, par téléphone ou par e-mail. Le conseil social est l’activité principale de la société, complétée par d’autres activités telles que des week-ends de soutien avec des thérapeutes pour les parents d’enfants, ou des activités d’auto-représentation des personnes ayant un handicap mental. L’organisation de conférences ou de séminaires, y compris la participation à des projets internationaux, constitue également une part importante des activités. Environ 15 à 20 employés, y compris des collaborateurs externes, assurent l’ensemble de ces activités et accompagnent chaque année plus de 150 clients en personne à Prague et à Brno, ainsi que de nombreux autres par téléphone et par e-mail, soit au total plus de 500 personnes dans tout le pays chaque année.
Les collaborateurs de la société communiquent donc de manière assez intensive, que ce soit par téléphone, Skype et, actuellement surtout, par courrier électronique. Il n’est pas rare que certains collaborateurs traitent jusqu’à 500 e-mails par semaine, entrants comme sortants. Nombre d’entre eux, en particulier les collaborateurs externes, travaillent non seulement dans les locaux du bureau, mais aussi depuis leur domicile, des cafés, des réunions ou les transports. Compte tenu des budgets limités, l’accent est en outre mis sur la réduction maximale des coûts de communication.
Solution
En 2007, la société a déployé la solution de communication Kerio Connect, l’une des principales alternatives à Microsoft Exchange. Le serveur de messagerie Kerio Connect fournit des e-mails, de la messagerie instantanée, des calendriers partagés et la gestion des contacts dans la plupart des clients de messagerie, clients de messagerie instantanée, navigateurs web et appareils mobiles.
Au sein de la SPMP, Kerio Connect a remplacé la solution d’hébergement de messagerie initiale non sécurisée. Les principaux défauts du précédent système de messagerie étaient la faible qualité des services, les petites boîtes aux lettres, l’impossibilité d’une synchronisation complète et du partage des boîtes aux lettres, etc. Le déploiement de la nouvelle solution Kerio Connect a été proposé par un administrateur informatique externe, qui avait eu de bonnes expériences avec elle dans d’autres entreprises. La principale motivation était le fait que Kerio Connect permet un contrôle complet de l’administration, est fiable et comprend des services de support et de mises à jour de qualité. Le système fonctionne actuellement au sein de la SPMP sur Windows Server 2016, sur un serveur HP ML110, en association avec l’antivirus Sophos.
Avantages
Le principal avantage de Kerio Connect, compte tenu du mode de travail mobile des collaborateurs de la SPMS, est l’accès facile aux e-mails depuis n’importe où via un smartphone. Les collaborateurs peuvent consulter leur messagerie en déplacement ou à domicile sans devoir avoir constamment un ordinateur portable avec eux. Les contacts partagés, accessibles depuis n’importe où et ne devant pas être créés séparément pour chaque utilisateur, constituent un grand avantage pour les utilisateurs. Cela est particulièrement important au sein du collectif de la SPMP, souvent composé de mères de jeunes enfants travaillant à temps partiel, ce qui entraîne des changements fréquents de personnel et exige des conditions de travail flexibles. Des fonctionnalités permettant la synchronisation du calendrier et d’autres formes de collaboration avec le bureau de Brno sont également utilisées.
Grâce au courrier électronique, la SPMP a essentiellement réussi à remplacer la communication postale autrefois courante lors de l’organisation d’événements, notamment pour les inscriptions aux conférences, les rappels et l’envoi d’événements dans le calendrier, ce qui améliore considérablement la participation aux conférences. En 2017, dans le cadre de l’extension des emplois à temps partiel et d’un besoin accru de travail flexible à domicile, le nombre de licences Kerio Connect est passé de 10 à 15.
Objectifs atteints
« Au fil des années, le courrier électronique est devenu notre principal outil de travail pour gérer nos activités et organiser les événements les plus divers. Compte tenu de la flexibilité et de la mobilité de notre travail, Kerio Connect est pour nous une aide précieuse, et nous en sommes très satisfaits. Nous apprécions vivement l’aide désintéressée grâce à laquelle nous pouvons utiliser gratuitement ce produit très convivial, désormais avec un nombre de licences élargi. »
Camille Latimier, directrice de la Société pour le soutien aux personnes ayant un handicap mental.
Auteur de l’article: Rédaction ZEBR.ai
