Il cliente
La Società per il sostegno delle persone con disabilità intellettiva nella Repubblica Ceca (SPMP) è un'organizzazione che riunisce oltre 70 associazioni locali, che aggregano genitori di persone con disabilità intellettiva o le persone con disabilità stesse. Si stima che nella Repubblica Ceca dall'1 al 3% dell'intera popolazione sia costituito da persone con disabilità intellettiva. L'obiettivo di SPMPCR è sostenere l'integrazione di queste persone e richiamare l'attenzione sul fatto che anch'esse hanno diritti umani standard, possono lavorare, vivere in modo indipendente, instaurare relazioni e condurre una vita normale, ecc. L'organizzazione si impegna a mantenere la capacità giuridica, cerca di affrontare con i genitori la questione del futuro dei figli, incluso il tema molto dibattuto negli ultimi tempi dell'inclusione nell'istruzione e nella vita adulta.
Sfide
La società ha sede a Karlín, a Praga, dove da un lato comunica con i propri clienti e dall'altro cerca di aiutare le persone nelle singole associazioni regionali. L'attività di SPMP comprende l'organizzazione di vari eventi sociali e la consulenza sociale, sia di persona, sia per telefono o e-mail. La consulenza sociale è l'attività principale della società, a cui si collegano ulteriori attività quali weekend di supporto con terapeuti per genitori di bambini o attività di auto-rappresentanza delle persone con disabilità intellettiva. Una parte importante delle attività è anche l'organizzazione di conferenze e seminari, compresa la partecipazione a progetti internazionali. Tutte queste attività sono gestite da circa 15-20 dipendenti, inclusi collaboratori esterni, che ogni anno assistono personalmente oltre 150 clienti a Praga e Brno e molti altri telefonicamente e via e-mail, per un totale di oltre 500 persone provenienti da tutta la Repubblica ogni anno.
I collaboratori della società comunicano quindi in modo piuttosto intenso, sia per telefono, Skype e attualmente soprattutto tramite posta elettronica. Non è affatto eccezionale che singoli collaboratori gestiscano fino a 500 e-mail alla settimana, sia in entrata sia in uscita. Molti di loro, in particolare i collaboratori esterni, lavorano non solo negli uffici, ma anche da casa, dai caffè, durante riunioni o sui mezzi di trasporto. Considerati i budget limitati, viene inoltre posta enfasi sui costi di comunicazione più bassi possibili.
Soluzione
Nel 2007 la società ha implementato la soluzione di comunicazione Kerio Connect, una delle principali alternative a Microsoft Exchange. Il server di posta elettronica Kerio Connect offre e-mail, messaggistica istantanea, calendari condivisi e gestione dei contatti nella maggior parte dei client di posta, dei client IM, dei browser web e dei dispositivi mobili.
In SPMP, Kerio Connect ha sostituito la precedente soluzione di mail hosting non protetta. Le principali carenze del precedente sistema di posta elettronica erano la bassa qualità dei servizi, caselle di piccole dimensioni, l'impossibilità di sincronizzare completamente e condividere le caselle, ecc. L'implementazione della nuova soluzione Kerio Connect è stata proposta dall'amministratore IT esterno, che ne aveva avuto buone esperienze in altre aziende. La motivazione principale era il fatto che Kerio Connect consente il pieno controllo dell'amministrazione, è affidabile e include servizi di supporto e aggiornamento di qualità. Attualmente il sistema in SPMP funziona su Windows Server 2016, su hardware HP server ML110 e in combinazione con il programma antivirus Sophos.
Vantaggi
Il principale vantaggio di Kerio Connect, considerando lo stile di lavoro mobile dei collaboratori di SPMS, è il facile accesso alla posta elettronica da qualsiasi luogo tramite smartphone. I collaboratori possono controllare la posta durante gli spostamenti o da casa senza dover avere sempre con sé un notebook. Un grande vantaggio per gli utenti sono i contatti condivisi, accessibili da qualsiasi luogo e che non devono essere creati separatamente per ciascun utente: questo è particolarmente importante nel team SPMP, spesso composto da madri con bambini piccoli che lavorano part-time, dove si verificano quindi frequenti cambiamenti del personale e vi è l'esigenza di condizioni di lavoro flessibili. Vengono inoltre utilizzate funzionalità che consentono la sincronizzazione del calendario e altre forme di collaborazione con l'ufficio di Brno.
Grazie alla posta elettronica, SPMP è riuscita essenzialmente a sostituire la comunicazione postale un tempo comune durante l'organizzazione di eventi, comprese le iscrizioni alle conferenze, gli avvisi e l'invio di eventi al calendario, migliorando significativamente la partecipazione alle conferenze. Nel 2017, nell'ambito dell'espansione dei contratti di lavoro part-time e della maggiore necessità di lavorare in modo flessibile da casa, il numero di licenze Kerio Connect è stato aumentato dalle 10 originarie alle attuali 15.
Obiettivi raggiunti
«Nel corso degli anni, la posta elettronica è diventata il principale strumento di lavoro per gestire le nostre attività e organizzare le più diverse iniziative. Considerata la flessibilità e la mobilità del nostro lavoro, Kerio Connect è per noi un aiuto inestimabile e ne siamo molto soddisfatti. Apprezziamo molto l'aiuto disinteressato grazie al quale possiamo utilizzare gratuitamente questo prodotto estremamente intuitivo e ora anche con un numero maggiore di licenze.»
Camille Latimier, direttrice della Società per il sostegno delle persone con disabilità intellettiva.
Autore dell’articolo: Redazione ZEBR.ai
