Sobre el cliente
La Asociación para el Apoyo de Personas con Discapacidad Intelectual en la República Checa (SPMP) es una organización que agrupa a más de 70 asociaciones locales que reúnen a padres de personas con discapacidad intelectual o a las propias personas con discapacidad. Se estima que entre el 1 y el 3 % de toda la población de la República Checa son personas con discapacidad intelectual. El objetivo de SPMPCR es apoyar la integración de estas personas y señalar que también tienen derechos humanos estándar, pueden trabajar, vivir de forma independiente, establecer relaciones y llevar una vida normal, entre otras cosas. La organización aboga por preservar la capacidad jurídica y procura abordar con los padres la cuestión del futuro de sus hijos, incluido el tema, muy debatido últimamente, de la inclusión en la educación y en la vida adulta.
Retos
La asociación tiene su sede en Karlín, Praga, desde donde se comunica con sus clientes y trata de ayudar también a las personas de las distintas asociaciones regionales. Las actividades de SPMP incluyen la organización de diversos eventos sociales y asesoramiento social, ya sea de forma presencial, por teléfono o por correo electrónico. El asesoramiento social es la actividad clave de la asociación, a la que se suman otras actividades, como fines de semana de apoyo con terapeutas para padres de niños o actividades de autodefensa de personas con discapacidad intelectual. Una parte importante de las actividades es también la organización de conferencias o seminarios, incluida la participación en proyectos internacionales. Todas estas actividades son llevadas a cabo por aproximadamente 15-20 empleados, incluidos colaboradores externos, que atienden personalmente cada año a más de 150 clientes en Praga y Brno, y a muchos otros por teléfono y correo electrónico; en total, a más de 500 personas de toda la República al año.
Por ello, los trabajadores de la asociación se comunican de forma bastante intensa, ya sea por teléfono, Skype y, actualmente, sobre todo por correo electrónico. No es excepcional que cada trabajador gestione hasta 500 correos electrónicos por semana (entrantes y salientes). Muchos de ellos, especialmente los colaboradores externos, trabajan no solo en la oficina, sino también desde casa, cafeterías, reuniones o medios de transporte. Además, debido a los presupuestos limitados, se hace hincapié en mantener los costes de comunicación lo más bajos posible.
Solución
En 2007, la asociación implementó la solución de comunicación Kerio Connect, una de las principales alternativas a Microsoft Exchange. El servidor de correo electrónico Kerio Connect proporciona correo electrónico, mensajería instantánea, calendarios compartidos y gestión de contactos en la mayoría de los clientes de correo, clientes de mensajería instantánea, navegadores web y dispositivos móviles.
En SPMP, Kerio Connect sustituyó la anterior solución de alojamiento de correo no segura. Las principales deficiencias del sistema de correo electrónico anterior eran la baja calidad de los servicios, los buzones pequeños, la imposibilidad de sincronización completa y de compartir buzones, entre otras. La implementación de la nueva solución Kerio Connect fue propuesta por un administrador externo de TI, que tenía buenas experiencias con ella en otras empresas. La principal motivación fue el hecho de que Kerio Connect permite un control total sobre la administración, es fiable e incluye servicios de soporte y actualizaciones de calidad. Actualmente, el sistema funciona en SPMP sobre Windows Server 2016, en hardware de servidor HP ML110 y en combinación con el programa antivirus Sophos.
Beneficios
La principal ventaja de Kerio Connect, dado el estilo de trabajo móvil de los empleados de SPMS, es el fácil acceso al correo electrónico desde cualquier lugar mediante un teléfono inteligente. Los empleados pueden revisar su correo durante los desplazamientos o en casa sin tener que llevar siempre consigo un portátil. Una gran ventaja para los usuarios son los contactos compartidos, a los que se puede acceder desde cualquier lugar y que no es necesario crear por separado para cada usuario; esto es especialmente importante en el equipo de SPMP, formado a menudo por madres con niños pequeños que trabajan a tiempo parcial, donde se producen frecuentes cambios de personal y se requieren condiciones laborales flexibles. También se utilizan funcionalidades que permiten la sincronización del calendario y otras formas de colaboración con la oficina de Brno.
Mediante el correo electrónico, SPMP ha logrado sustituir en gran medida la antes habitual comunicación postal durante la organización de eventos, incluido el registro en conferencias, los avisos y el envío de eventos al calendario, lo que mejora significativamente la asistencia a las conferencias. En 2017, como parte de la ampliación de los contratos de trabajo a tiempo parcial y de una mayor necesidad de trabajo flexible desde casa, el número de licencias de Kerio Connect aumentó de las 10 originales a las 15 actuales.
Objetivos alcanzados
«Con los años, el correo electrónico se ha convertido en la principal herramienta de trabajo para gestionar nuestra agenda y organizar todo tipo de actividades. Dada la flexibilidad y movilidad de nuestro trabajo, Kerio Connect es un ayudante inestimable para nosotros y estamos muy satisfechos con él. Agradecemos enormemente la ayuda desinteresada que nos permite utilizar gratuitamente este producto tan fácil de usar y ahora también con un número ampliado de licencias».
Camille Latimier, directora de la Asociación para el Apoyo de Personas con Discapacidad Intelectual.
Autor del artículo: Redacción ZEBR.ai
