Sobre o cliente
A Sociedade de Apoio a Pessoas com Deficiência Intelectual na República Tcheca (SPMP) é uma organização que reúne mais de 70 associações locais que congregam pais de pessoas com deficiência intelectual ou as próprias pessoas com deficiência. Estima-se que, na República Tcheca, entre 1 e 3% de toda a população sejam pessoas com deficiência intelectual. O objetivo da SPMPCR é apoiar a integração dessas pessoas e chamar a atenção para o fato de que elas também têm direitos humanos básicos, podem trabalhar, morar de forma independente, estabelecer relacionamentos e levar uma vida comum, entre outros. A organização defende a manutenção da capacidade jurídica, busca discutir com os pais a questão do futuro dos filhos, incluindo o tema amplamente debatido recentemente da inclusão na educação e na vida adulta.
Desafios
A organização está sediada em Karlín, em Praga, onde se comunica com seus clientes e também procura ajudar pessoas nas associações regionais individuais. As atividades da SPMP incluem a organização de diversos eventos sociais e aconselhamento social, seja presencialmente, por telefone ou por e-mail. O aconselhamento social é a atividade principal da organização, à qual se seguem outras atividades, como fins de semana de apoio com terapeutas para pais de crianças ou atividades de autodefensoria de pessoas com deficiência intelectual. Uma parte importante das atividades também é a organização de conferências ou seminários, incluindo a participação em projetos internacionais. Todas essas atividades são asseguradas por aproximadamente 15 a 20 funcionários, incluindo colaboradores externos, que atendem pessoalmente mais de 150 clientes por ano em Praga e Brno, além de muitos outros por telefone e e-mail, totalizando mais de 500 pessoas de toda a república por ano.
Consequentemente, os colaboradores da organização se comunicam de forma bastante intensa, seja por telefone, Skype e, atualmente, sobretudo por e-mail. Não é incomum que funcionários individuais processem até 500 e-mails por semana, entre recebidos e enviados. Muitos deles, especialmente os colaboradores externos, também trabalham não apenas no escritório, mas de casa, de cafés, em reuniões ou durante deslocamentos. Devido aos orçamentos limitados, também se dá ênfase aos menores custos possíveis de comunicação.
Solução
Em 2007, a organização implementou a solução de comunicação Kerio Connect, que é uma das principais alternativas ao Microsoft Exchange. O servidor de e-mail Kerio Connect oferece e-mail, mensagens instantâneas, calendários compartilhados e gerenciamento de contatos na maioria dos clientes de e-mail, clientes de IM, navegadores da web e dispositivos móveis.
Na SPMP, o Kerio Connect substituiu a solução anterior de hospedagem de e-mail sem segurança. As principais deficiências do sistema de e-mail anterior eram a baixa qualidade dos serviços, caixas de correio pequenas, impossibilidade de sincronização completa e compartilhamento de caixas de correio, entre outros. A implementação da nova solução Kerio Connect foi proposta por um administrador de TI externo, que teve boas experiências com ela em outras empresas. A principal motivação foi o fato de que o Kerio Connect permite controle total sobre a administração, é confiável e inclui serviços de suporte e atualizações de qualidade. Atualmente, o sistema funciona na SPMP em Windows Server 2016, em hardware de servidor HP ML110 e em combinação com o programa antivírus Sophos.
Benefícios
A principal vantagem do Kerio Connect, considerando o estilo de trabalho móvel dos colaboradores da SPMP, é o fácil acesso ao e-mail de qualquer lugar por meio de um smartphone. Os colaboradores podem verificar seus e-mails durante o deslocamento ou em casa, sem precisar ter um notebook consigo o tempo todo. Uma grande vantagem para os usuários são os contatos compartilhados, que podem ser acessados de qualquer lugar e não precisam ser criados separadamente para cada usuário — isso é importante sobretudo na equipe da SPMP, frequentemente composta por mães de crianças pequenas que trabalham em meio período, o que resulta em frequentes mudanças de pessoal e na necessidade de condições de trabalho flexíveis. Também são utilizadas funcionalidades que permitem a sincronização de calendários e outras formas de colaboração com o escritório de Brno.
Com o e-mail, a SPMP conseguiu essencialmente substituir a comunicação postal, antes comum, durante a organização de eventos, incluindo inscrições para conferências, notificações e envio de eventos ao calendário, melhorando significativamente a participação nas conferências. Em 2017, como parte da expansão do trabalho em meio período e da maior necessidade de trabalho flexível em casa, o número de licenças do Kerio Connect foi aumentado das 10 originais para as atuais 15.
Objetivos alcançados
“Ao longo dos anos, o e-mail tornou-se a principal ferramenta de trabalho para gerenciar nossas atividades e organizar os mais diversos eventos. Considerando a flexibilidade e a mobilidade do nosso trabalho, o Kerio Connect é um auxiliar inestimável para nós, e estamos muito satisfeitos com ele. Valorizamos muito a ajuda desinteressada graças à qual podemos utilizar gratuitamente esse produto tão amigável ao usuário, agora também com um número ampliado de licenças.”
Camille Latimier, diretora da Sociedade de Apoio a Pessoas com Deficiência Intelectual.
Autor do artigo: Redação ZEBR.ai
