Über den Kunden
Die Gesellschaft zur Unterstützung von Menschen mit geistiger Behinderung in der Tschechischen Republik (SPMP) ist eine Organisation, die mehr als 70 Ortsvereine vereint, in denen Eltern von Menschen mit geistiger Behinderung sowie Menschen mit Behinderung selbst zusammengeschlossen sind. Schätzungen zufolge sind in der Tschechischen Republik 1–3 % der Gesamtbevölkerung Menschen mit geistiger Behinderung. Ziel von SPMPCR ist es, die Integration dieser Menschen zu fördern und darauf aufmerksam zu machen, dass auch sie die üblichen Menschenrechte haben, arbeiten, selbstständig wohnen, Beziehungen eingehen und ein gewöhnliches Leben führen können usw. Die Organisation setzt sich für den Erhalt der Geschäftsfähigkeit ein und bemüht sich gemeinsam mit Eltern, Fragen zur Zukunft ihrer Kinder zu lösen, einschließlich des in letzter Zeit viel diskutierten Themas der Inklusion in der Bildung und im Erwachsenenleben.
Herausforderungen
Die Gesellschaft hat ihren Sitz im Prager Stadtteil Karlín, wo sie einerseits mit ihren Klienten kommuniziert und andererseits auch Menschen in den einzelnen regionalen Vereinen zu helfen versucht. Zu den Tätigkeiten der SPMP gehören die Organisation verschiedenster gesellschaftlicher Veranstaltungen und Sozialberatung, sei es persönlich, telefonisch oder per E-Mail. Die Sozialberatung ist die Kernaktivität der Gesellschaft, an die weitere Aktivitäten wie unterstützende Wochenenden mit Therapeuten für Eltern von Kindern oder die Selbstvertretungsarbeit von Menschen mit geistiger Behinderung anknüpfen. Ein wichtiger Bestandteil der Aktivitäten ist auch die Organisation von Konferenzen und Seminaren, einschließlich der Beteiligung an internationalen Projekten. Für all diese Aktivitäten sind etwa 15–20 Mitarbeiter einschließlich externer Mitarbeiter zuständig, die sich jährlich persönlich um mehr als 150 Klienten in Prag und Brünn sowie telefonisch und per E-Mail um viele weitere kümmern, insgesamt um mehr als 500 Menschen aus dem ganzen Land pro Jahr.
Die Mitarbeiter der Gesellschaft kommunizieren daher sehr intensiv, sei es telefonisch, über Skype und derzeit vor allem per E-Mail. Es ist keine Ausnahme, dass einzelne Mitarbeiter bis zu 500 E-Mails pro Woche bearbeiten (eingehende und ausgehende). Viele von ihnen, insbesondere externe Mitarbeiter, arbeiten nicht nur in Büroräumen, sondern auch von zu Hause, aus Cafés, bei Besprechungen oder in Verkehrsmitteln. Angesichts der begrenzten Budgets wird zudem Wert auf möglichst niedrige Kommunikationskosten gelegt.
Lösung
Im Jahr 2007 setzte die Gesellschaft die Kommunikationslösung Kerio Connect ein, die eine der wichtigsten Alternativen zu Microsoft Exchange darstellt. Der E-Mail-Server Kerio Connect bietet E-Mail, Instant Messaging, gemeinsame Kalender und Kontaktverwaltung in den meisten E-Mail-Clients, IM-Clients, Webbrowsern und Mobilgeräten.
Bei SPMP ersetzte Kerio Connect die ursprüngliche ungesicherte Mailhosting-Lösung. Die Hauptmängel des bisherigen E-Mail-Systems waren die geringe Servicequalität, kleine Postfächer, die fehlende Möglichkeit zur vollständigen Synchronisierung und gemeinsamen Nutzung von Postfächern usw. Die Einführung der neuen Lösung Kerio Connect wurde vom externen IT-Administrator vorgeschlagen, der damit in anderen Unternehmen gute Erfahrungen gemacht hatte. Das Hauptmotiv war die Tatsache, dass Kerio Connect eine vollständige Kontrolle über die Administration ermöglicht, zuverlässig ist und hochwertige Support- und Update-Services umfasst. Das System läuft derzeit bei SPMP auf Windows Server 2016, auf einem HP Server ML110 und in Kombination mit dem Antivirenprogramm Sophos.
Vorteile
Der Hauptvorteil von Kerio Connect ist angesichts der mobilen Arbeitsweise der SPMS-Mitarbeiter der einfache Zugriff auf E-Mails von überall über das Smartphone. Die Mitarbeiter können ihre E-Mails unterwegs oder zu Hause überprüfen, ohne ständig einen Laptop bei sich haben zu müssen. Ein großer Vorteil für die Nutzer sind die gemeinsamen Kontakte, auf die von überall zugegriffen werden kann und die nicht für jeden Nutzer einzeln erstellt werden müssen – dies ist besonders wichtig im SPMP-Team, das häufig aus Müttern mit kleinen Kindern in Teilzeit besteht, weshalb es zu häufigen Personalwechseln kommt und flexible Arbeitsbedingungen erforderlich sind. Darüber hinaus werden Funktionen zur Kalendersynchronisierung und weitere Formen der Zusammenarbeit mit dem Brünner Büro genutzt.
SPMP ist es gelungen, die früher übliche Postkommunikation bei der Organisation von Veranstaltungen im Wesentlichen durch E-Mail zu ersetzen, einschließlich Konferenzanmeldungen, Benachrichtigungen und dem Versenden von Terminen in den Kalender, wodurch sich die Teilnahme an Konferenzen deutlich verbessert. Im Jahr 2017 wurde im Rahmen der Ausweitung von Teilzeitstellen und des gestiegenen Bedarfs an flexibler Arbeit von zu Hause die Anzahl der Kerio Connect-Lizenzen von ursprünglich 10 auf derzeit 15 erhöht.
Erreichte Ziele
„Im Laufe der Jahre ist E-Mail zum wichtigsten Arbeitsinstrument für die Bearbeitung unserer Aufgaben und die Organisation verschiedenster Aktivitäten geworden. Angesichts der Flexibilität und Mobilität unserer Arbeit ist Kerio Connect für uns ein unschätzbarer Helfer, und wir sind sehr zufrieden damit. Wir schätzen die selbstlose Unterstützung sehr, dank derer wir dieses äußerst benutzerfreundliche Produkt kostenlos und nun auch mit einer erweiterten Anzahl von Lizenzen nutzen können.“
Camille Latimier, Direktorin der Gesellschaft zur Unterstützung von Menschen mit geistiger Behinderung.
Artikelautor: ZEBR.ai-Redaktion
