Müşteri hakkında
Çek Cumhuriyeti Zihinsel Engelli Bireyleri Destekleme Derneği (SPMP), zihinsel engelli ebeveynleri veya engelli bireylerin kendilerini bir araya getiren 70'ten fazla bağlı derneği çatısı altında toplayan bir kuruluştur. Çek Cumhuriyeti'nde toplam nüfusun %1 ila %3'ünün zihinsel engelli bireylerden oluştuğu tahmin edilmektedir. SPMPCR'nin amacı, bu kişilerin topluma entegrasyonunu desteklemek ve onların da standart insan haklarına sahip olduklarına, çalışabileceklerine, bağımsız yaşayabileceklerine, ilişkiler kurabileceklerine ve normal bir yaşam sürebileceklerine vb. dikkat çekmektir. Kuruluş, hukuki ehliyetin korunması için çalışmakta, ebeveynlerle çocuklarının geleceği konusunu ele almaya gayret etmekte; buna son dönemde çok tartışılan eğitimde ve yetişkinlik yaşamında kapsayıcılık konusu da dahildir.
Zorluklar
Derneğin merkezi Prag'ın Karlín semtindedir; burada hem müşterileriyle iletişim kurmakta hem de bölgesel derneklerdeki kişilere yardımcı olmaya çalışmaktadır. SPMP'nin faaliyetleri, çeşitli sosyal etkinliklerin organizasyonunu ve yüz yüze, telefon veya e-posta yoluyla sosyal danışmanlık hizmetlerini kapsar. Sosyal danışmanlık, kuruluşun temel faaliyetidir ve bunu terapistlerle düzenlenen destek hafta sonları, çocukların ebeveynlerine yönelik etkinlikler veya zihinsel engelli bireylerin öz-savunuculuk faaliyetleri gibi diğer çalışmalar takip eder. Faaliyetlerin önemli bir parçası ayrıca uluslararası projelere katılım da dâhil olmak üzere konferans veya seminerlerin düzenlenmesidir. Tüm bu faaliyetler, dış uzmanlar da dâhil yaklaşık 15 ila 20 çalışan tarafından yürütülmekte; bunlar her yıl Prag ve Brno'da 150'den fazla müşteriye yüz yüze, daha pek çoğuna ise telefon ve e-posta yoluyla hizmet vermekte, toplamda ülke genelinde yılda 500'den fazla kişiye ulaşmaktadır.
Bu nedenle kuruluş çalışanları telefon, Skype ve günümüzde özellikle e-posta yoluyla oldukça yoğun iletişim kurmaktadır. Çalışanların her birinin haftada 500'e kadar e-postayı (gelen ve giden) işlemesi sıra dışı değildir. Özellikle dış uzmanların birçoğu yalnızca ofis alanlarında değil, evden, kafelerden, toplantılarda veya ulaşım araçlarında da çalışmaktadır. Ayrıca, sınırlı bütçeler nedeniyle iletişim maliyetlerinin mümkün olduğunca düşük tutulmasına önem verilmektedir.
Çözüm
Kuruluş, 2007 yılında Microsoft Exchange'in başlıca alternatiflerinden biri olan Kerio Connect iletişim çözümünü devreye aldı. Kerio Connect e-posta sunucusu; çoğu e-posta istemcisi, anlık mesajlaşma istemcisi, web tarayıcısı ve mobil cihazda e-posta, anlık mesajlaşma, paylaşılan takvimler ve kişi yönetimi sağlar.
SPMP'de Kerio Connect, önceki güvenliği yetersiz e-posta barındırma çözümünün yerini aldı. Önceki e-posta sisteminin temel eksiklikleri düşük hizmet kalitesi, küçük posta kutuları, tam senkronizasyon ve posta kutusu paylaşımı olanağının bulunmaması vb. idi. Yeni Kerio Connect çözümünün uygulanması, diğer şirketlerde bu çözümle iyi deneyimler edinmiş olan harici BT yöneticisi tarafından önerildi. Temel neden, Kerio Connect'in yönetim üzerinde tam kontrol sağlaması, güvenilir olması ve kaliteli destek ile güncelleme hizmetleri içermesiydi. Sistem şu anda SPMP'de Windows Server 2016 üzerinde, HP ML110 sunucu donanımında ve Sophos antivirüs programı ile birlikte çalışmaktadır.
Faydalar
SPMS çalışanlarının mobil çalışma tarzı açısından Kerio Connect'in temel avantajı, akıllı telefon üzerinden e-postaya her yerden kolay erişim sağlamasıdır. Çalışanlar, yanlarında sürekli dizüstü bilgisayar taşımak zorunda kalmadan e-postalarını yolda veya evde kontrol edebilmektedir. Her yerden erişilebilen ve her kullanıcı için ayrı ayrı oluşturulması gerekmeyen paylaşılan kişiler, önemli bir kullanıcı avantajıdır. Bu özellikle, sık personel değişikliklerinin yaşandığı ve esnek çalışma koşullarına ihtiyaç duyulan, çoğunlukla küçük çocuklu yarı zamanlı çalışan annelerden oluşan SPMP ekibi için önemlidir. Takvim senkronizasyonunu ve Brno ofisiyle diğer iş birliği biçimlerini sağlayan işlevler de kullanılmaktadır.
SPMP, e-posta sayesinde etkinliklerin organizasyonu sırasında eskiden yaygın olan posta yoluyla iletişimin yerini büyük ölçüde almayı başarmıştır. Buna konferans kayıtları, hatırlatmalar ve etkinliklerin takvime gönderilmesi de dahildir; bu sayede konferans katılımı önemli ölçüde iyileşmektedir. 2017 yılında yarı zamanlı çalışma düzeninin yaygınlaşması ve evden esnek çalışma ihtiyacının artması kapsamında Kerio Connect lisanslarının sayısı başlangıçtaki 10'dan mevcut 15'e çıkarılmıştır.
Ulaşılan hedefler
„Yıllar içinde e-posta, işlerimizi yürütmek ve çok çeşitli faaliyetleri organize etmek için temel çalışma aracımız hâline geldi. Çalışmalarımızın esnekliği ve hareketliliği göz önüne alındığında Kerio Connect bizim için paha biçilmez bir yardımcıdır ve kendisinden çok memnunuz. Bu son derece kullanıcı dostu ürünü ücretsiz olarak ve şimdi daha fazla lisansla kullanabilmemizi sağlayan karşılıksız destek için büyük minnet duyuyoruz.“
Camille Latimier, Zihinsel Engelli Bireyleri Destekleme Derneği Direktörü.
Makale yazarı: ZEBR.ai editör ekibi
