O korisniku
Udruga za podršku osobama s intelektualnim teškoćama u Češkoj Republici (SPMP) organizacija je koja okuplja više od 70 podružničkih udruga roditelja osoba s intelektualnim teškoćama ili samih osoba s teškoćama. Procjenjuje se da u Češkoj Republici osobe s intelektualnim teškoćama čine 1 – 3 % ukupnog stanovništva. Cilj SPMPCR-a je podržavati integraciju tih ljudi i ukazivati na to da i oni imaju standardna ljudska prava, mogu raditi, samostalno stanovati, uspostavljati odnose i voditi uobičajen život itd. Organizacija se zalaže za očuvanje poslovne sposobnosti, nastoji s roditeljima riješiti pitanje budućnosti djece, uključujući posljednjih godina često raspravljanu temu inkluzije u obrazovanju i odraslom životu.
Izazovi
Udruga ima sjedište u praškom Karlínu, gdje komunicira sa svojim klijentima, ali i nastoji pomagati ljudima u pojedinim regionalnim udrugama. Djelatnost SPMP-a obuhvaća organizaciju raznih društvenih događanja i socijalno savjetovanje, bilo osobno, telefonom ili e-poštom. Socijalno savjetovanje ključna je djelatnost udruge, na koju se nadovezuju druge aktivnosti poput vikenda podrške s terapeutima za roditelje djece ili aktivnosti samozastupanja osoba s intelektualnim teškoćama. Važan dio aktivnosti također je organizacija konferencija i seminara, uključujući sudjelovanje u međunarodnim projektima. Svime tim aktivnostima bavi se približno 15 – 20 zaposlenika, uključujući vanjske suradnike, koji godišnje osobno pružaju podršku više od 150 klijenata u Pragu i Brnu te mnogima drugima telefonom i e-poštom, ukupno više od 500 ljudi iz cijele zemlje godišnje.
Zaposlenici udruge stoga prilično intenzivno komuniciraju, bilo telefonom, putem Skypea, a trenutačno prvenstveno e-poštom. Nije nikakva iznimka da pojedini zaposlenici tjedno obrađuju i do 500 e-poruka (dolaznih i odlaznih). Mnogi od njih, osobito vanjski suradnici, rade ne samo u uredskim prostorijama, već i od kuće, iz kafića, na sastancima ili u prijevoznim sredstvima. S obzirom na ograničene proračune, naglasak je također na što nižim troškovima komunikacije.
Rješenje
Godine 2007. udruga je implementirala komunikacijsko rješenje Kerio Connect, koje je jedna od glavnih alternativa za Microsoft Exchange. Poslužitelj e-pošte Kerio Connect pruža e-poštu, razmjenu trenutačnih poruka, dijeljene kalendare i upravljanje kontaktima u većini klijenata e-pošte, IM klijenata, web-preglednika i mobilnih uređaja.
U SPMP-u je Kerio Connect zamijenio izvorno nezaštićeno mailhosting rješenje. Glavni nedostaci prethodnog sustava e-pošte bili su niska kvaliteta usluga, mali sandučići, nemogućnost potpune sinkronizacije i dijeljenja sandučića itd. Implementaciju novog rješenja Kerio Connect predložio je vanjski IT administrator, koji je s njime imao dobra iskustva u drugim tvrtkama. Glavni motiv bila je činjenica da Kerio Connect omogućuje potpunu kontrolu nad administracijom, pouzdan je te uključuje kvalitetne usluge podrške i ažuriranja. Sustav trenutačno u SPMP-u radi na Windows Server 2016, na hardveru HP server ML110 i u kombinaciji s antivirusnim programom Sophos.
Prednosti
Glavna prednost Kerio Connecta, s obzirom na mobilni način rada zaposlenika SPMP-a, jest jednostavan pristup e-pošti s bilo kojeg mjesta putem pametnog telefona. Zaposlenici mogu provjeriti poštu na putu ili kod kuće, bez potrebe da stalno imaju prijenosno računalo uz sebe. Velika korisnička prednost su dijeljeni kontakti, kojima se može pristupiti s bilo kojeg mjesta i ne moraju se izrađivati zasebno za svakog korisnika – to je važno prvenstveno u kolektivu SPMP-a, koji često čine majke s malom djecom na nepuno radno vrijeme, pa stoga dolazi do čestih kadrovskih promjena, uz zahtjev za fleksibilnim uvjetima rada. Također se koriste funkcionalnosti koje omogućuju sinkronizaciju kalendara i druge oblike suradnje s uredom u Brnu.
SPMP je e-poštom u biti uspio zamijeniti nekada uobičajenu poštansku komunikaciju tijekom organizacije događanja, uključujući prijave na konferencije, slanje obavijesti i događaja u kalendar, čime se značajno poboljšava sudjelovanje na konferencijama. Godine 2017., u okviru povećanja broja radnih mjesta s nepunim radnim vremenom i veće potrebe za fleksibilnim radom od kuće, broj licenci Kerio Connecta povećan je s izvornih 10 na sadašnjih 15.
Postignuti ciljevi
„Tijekom godina e-pošta je postala glavni radni alat za rješavanje naše administracije i organizaciju najrazličitijih aktivnosti. S obzirom na fleksibilnost i mobilnost našeg rada, Kerio Connect nam je neprocjenjiv pomoćnik i njime smo vrlo zadovoljni. Izuzetno cijenimo nesebičnu pomoć zahvaljujući kojoj možemo besplatno koristiti ovaj vrlo jednostavan proizvod, a sada i s većim brojem licenci.“
Camille Latimier, ravnateljica Udruge za podršku osobama s intelektualnim teškoćama.
Autor članka: Uredništvo ZEBR.ai
